Wie Unternehmen den Paradigmenwechsel schaffen können – Agile Arbeit

Strategie & Management  Unternehmensjurist

Wie Unternehmen den Paradigmenwechsel schaffen können – Studie zu Agiler Arbeit

Autoren: Elisabeth Lepique, Prof. Dr. Peter Körner | Ausgabe: 2/2019

Unternehmen stehen durch den digitalen Fortschritt vor gewaltigen Herausforderungen – es müssen gezielte Impulse in Organisation, Führung und Arbeitsweise gesetzt werden. Agile Arbeit ist dafür eine zentrale Lösung. Doch sind die Unternehmen bei den heutigen Arbeitsgesetzen, Datenschutzregelungen, Führungsstrukturen und -kompetenzen gut für die agile Welt aufgestellt?

Agile Arbeit ist der Oberbegriff für die verschiedenen Aspekte, die Unternehmen bei Organisation, Führung und Arbeitsrecht berücksichtigen müssen, um sich schneller an die rasant steigende Umweltdynamik anzupassen. Dabei sind alle drei Aspekte mit Problemen behaftet. Während Unternehmen ihre Organisation und Führung selbst in der Hand haben, unterliegen sie beim Recht zahlreichen Auflagen, die sie beachten müssen. Dabei ist eines klar: Die Zeit drängt, denn ohne agile Arbeit können Unternehmen in einer Welt der kontinuierlichen und raschen Veränderungsprozesse nicht bestehen.

Es gibt genügend Beispiele, die zeigen, wie schnell und tief selbst ein Marktführer fallen kann, wenn er neue Smart Solutions unterschätzt, die seine zentralen Geschäftsfelder erodieren lassen und völlig neue Märkte schaffen. Wenn klassische Benzinmotorenhersteller gegen die E-Mobility von Tesla und  Co, Reisebüroketten gegen trendige Online-Verkaufsplattformen oder traditionelle Warenhausketten gegen Amazon bestehen wollen, müssen sie lernen, deutlich schneller zu reagieren – und dazu bedarf es agiler Arbeitsweisen. Denn eines ist klar: Veränderung ist nicht länger ein Prozess, der sich zwischen einem statischen Anfangs- und Endpunkt abspielt. Veränderung ist der neue Dauerzustand. Mit unserer Studie zeigen wir, wo große und mittlere Unternehmen in Deutschland hinsichtlich ihrer Agilität stehen.

Wenn es schnell gehen muss…

Zusammenfassung

Agile Arbeit ist der Oberbegriff für Veränderungsprozesse, die verschiedene Aspekte wie Organisation, Führung und Arbeitsrecht im Unternehmen betreffen.

Der Begriff Agilität tauchte vor 70 Jahren erstmals als Konzept in der Systemtheorie von Organisationen auf.

Die Digitalisierung führt zu großen Umwälzungen in der Arbeitswelt und beschleunigt viele Prozesse. Um mit der erhöhten Geschwindigkeit Schritt zu halten, müssen Unternehmen agiler werden.

Agilität sollte in der Unternehmenskultur verankert werden, indem es vom Top-Management vorgelebt und die Mitarbeiter auf allen Ebenen dazu befähigt werden.

Rechtliche Rahmenbedingungen legen agiler Arbeit Beschränkungen auf. Unternehmen müssen sich juristisch absichern.

Zu den entscheidenden Regelungspunkten holt die Mehrheit der Befragten den Betriebsrat mit ins Boot.

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Lepique-Elisabeth

„Die agile Arbeit könnte sich zu einer der größten Herausforderungen der kommenden Jahre entwickeln.“

Elisabeth Lepique
Managing Partner, LUTHER Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

Agilität – ein alter Begriff im neuen Gewand

Der Begriff Agilität ist nicht neu, auch wenn er jetzt erst in aller Munde ist. Bereits vor 70 Jahren tauchte die Agilität erstmals als Konzept in der Systemtheorie von Organisationen auf – doch das bedeutet keineswegs, dass sich seitdem eine verbindliche Definition des Begriffs durchgesetzt hätte. Vor allem im Unternehmensalltag bleibt er nach wie vor unscharf. Um die Fähigkeit von Unternehmen, sowohl effizient als auch flexibel zu sein, besser beschreiben zu können, prägten Wirtschaftswissenschaftler den Begriff der organisationalen Ambidextrie. Organisationale Ambidextrie stellt praktisch die höchste Form der Agilität dar, denn sie vereint die organisatorische Fähigkeit, aktuell Bestehendes bestmöglich auszunutzen und dabei gleichzeitig Neues zu erkunden, zu integrieren und sich rasch an Umweltveränderungen anzupassen.

Der Umfang und die Tragweite der Umwälzungen in der Arbeitswelt, die die Digitalisierung in der Wirtschaft auslöst, lassen sich kaum unterschätzen. Digitalisierung wird nicht ohne Grund als die vierte Stufe der Industrialisierung – kurz Industrie 4.0 – bezeichnet: hier produzieren Roboter mit Mitarbeitern Hand in Hand. Die Maschinen sind mit den Werkstücken und untereinander vernetzt und tauschen permanent Informationen über den Stand des Fertigungsprozesses aus. Dank dieser Vernetzung beschleunigt die Digitalisierung zahlreiche Prozesse und damit auch Produktlebenszyklen. Um mit der erhöhten Geschwindigkeit Schritt zu halten, müssen Unternehmen „agiler“ werden und sich an die rasant weiterentwickelnde Technik anpassen. Eine agile Organisation ist im Wesentlichen eine Organisation, die sehr gut in der Lage ist, raschen Wandel zu erkennen und gleichzeitig daran teilzuhaben. Das Portfolio lässt sich schnell an die Bedürfnisse der nationalen und der internationalen Märkte sowie an die jeweiligen Zielgruppen anpassen.

Was ein “agiles Mindset” ausmacht

Muss das ganze Unternehmen deshalb „auf links“ gedreht werden? Realistisch betrachtet eher nicht, denn die vorhandenen Mitarbeiter ändern nicht von heute auf morgen ihren Charakter, und ein kompletter Personalwechsel ist weder möglich noch sinnvoll. Sinnvoller ist es, „Agilität“ in der Unternehmenskultur zu verankern und es als Top-Management selbst vorzuleben. Darauf aufbauend gilt es, die Mitarbeiter auf allen Ebenen entsprechend neu zu befähigen – in Richtung eines „agilen Mindsets“. Das kann man am ehesten mit der Mentalität eines Stehaufmännchens vergleichen: Wenn neue Ideen getestet werden und scheitern, bleibt man nicht liegen, sondern man steht wieder auf. Als Unternehmen benötigt man dafür einen anderen Umgang mit Fehlern als bisher: Anstatt Schuldige für das Scheitern zu suchen, sollte man die Chance willkommen heißen, aus der Analyse der Fehler zu lernen. Schon Henry Ford wusste: Wer immer nur macht, was er schon kann, bleibt immer das, was er schon ist. Die rechtlichen Rahmenbedingungen in Deutschland wie auch anderswo legen agiler Arbeit Beschränkungen auf: Einerseits gibt es eine Vielzahl an gesetzlichen, tarifrechtlichen und betrieblichen Regelungen, die bei der Ausgestaltung der Arbeitsverträge hin zu mehr agiler Arbeit beachtet werden müssen, andererseits bieten sie durchaus Spielräume, die Unternehmen nutzen können und sollten. Insgesamt sind Unternehmen gut beraten, sich juristisch abzusichern, wenn sie ihre Organisation, Führung und Arbeitsweise agil gestalten wollen.

Prof. Dr. Peter Körner

„Agile Arbeit ist der Schlüssel, mit dem Unternehmen Anpassungsfähigkeit erlangen.“

Prof. Dr. Peter Körner
Director Corporate Legal Insights, dfv Association Services GmbH

Zu den typischen Dingen, die agile Arbeit mit sich bringt, gehört eine flexiblere Handhabung von Arbeitsort und Arbeitszeit. Die Arbeit an unterschiedlichen Orten schließt die Möglichkeit ein, einen Teil der vereinbarten Arbeitsleistung zu Hause oder an einem anderen, selbstgewählten Ort zu erbringen. So können Mitarbeiter Familie und Beruf leichter miteinander verbinden, was zu deren Motivation beiträgt. In einigen Branchen ist das Angebot der Arbeit im Homeoffice schlicht notwendig, um überhaupt neue Mitarbeiter zu gewinnen. Generell ist zu beobachten, dass in agilen Unternehmen die Präsenzkultur durch eine Ergebniskultur ersetzt wird.

Mobile Arbeit setzt in der Regel die Nutzung mobiler Geräte wie Laptops, Tablets und Smartphones voraus. Dabei stellt sich die Frage, ob diese Geräte vom Unternehmen gestellt werden und ob und wie sie privat genutzt werden dürfen. Umgekehrt ist auch der Fall denkbar, dass im Rahmen einer „Bring your own device“-Politik die Mitarbeiter ihre privaten Geräte für die Arbeitserbringung nutzen dürfen oder sollen. In beiden Fällen ist dafür zu sorgen, dass wichtige Daten und Betriebsgeheimnisse vor dem Zugriff von Dritten geschützt werden. Dann gilt es für Unternehmen sicherzustellen, dass alle ihre Mitarbeiter die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten. Das wird beispielsweise zum Problem, wenn Mitarbeiter in Workshops oder Konferenzen wichtige Unterlagen fotografieren und in Cloud-Speicher von Telefonanbietern senden und später auf privaten oder dienstlichen Geräten herunterladen. Dokumente auszudrucken und die Rückseite später als Malpapier für den Nachwuchs zu verwenden, kann ebenfalls zu Lücken im Datenschutz führen. Zur Regelung der Arbeit an unterschiedlichen Orten, zu flexiblen Arbeitszeiten, zur Nutzung von Firmen- und Privatgeräten sowie zum Schutz von Betriebsgeheimnissen und der Einhaltung der DSGVO können Unternehmen gemeinsam mit dem Betriebsrat Betriebsvereinbarungen schließen. Es ist nicht verwunderlich, dass mehr als drei Viertel der für die vorliegende Studie befragten Unternehmen ihren Betriebsrat eingebunden haben. Weitere mehr als zehn Prozent planen dies zu tun; und nur eine Minderheit versucht es ohne die Einbeziehung des Betriebsrats.

Betriebliche Regelungen nötig

Ein weiteres Studienergebnis lautet, dass fast 43 Prozent der Befragten die Notwendigkeit sehen, auf allen Ebenen betriebliche Regelungen für die Einführung von agiler Arbeit zu treffen. Kein anderer rechtlicher Schwerpunkt wird häufiger genannt. Um sich juristisch auf sicherem Terrain zu bewegen, sollten Unternehmen bei Bedarf externen Rat suchen, um teure Fehler zu vermeiden.

Das Direktionsrecht von Führungskräften gegenüber ihren Mitarbeitern ist ein weiterer wichtiger Punkt, der angesprochen und geregelt werden muss. Mehr als ein Viertel der Befragten nannte diesen Punkt als rechtlichen Schwerpunkt bei der Einführung agiler Arbeit. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Führungskräfte vor allem bezüglich er Arbeitszeit und des Arbeitsorts vom Direktionsrecht Gebrauch machen können, wenn die Situation es erfordert. Das Direktionsrecht berührt ebenso das Thema Arbeitnehmerüberlassung durch Leiharbeitsfirmen. Die Verleiher von Arbeitskräften sind durch das Nachweisgesetz verpflichtet, den Leiharbeitnehmern die mit dem Entleiher getroffenen Regelungen bekannt zu machen. Daher müssen Unternehmen, die Leiharbeitnehmer beschäftigen wollen, sicherstellen, dass der Entleiher, der die Rechte und Pflichten des Arbeitgebers übernimmt, tatsächlich die gewünschten Regelungen mit dem überlassenen Arbeitnehmer vereinbart.

Im Zuge der Projektarbeit in agilen Teams kommen vermehrt Mitarbeiter von Zulieferern und Selbstständige als Experten von außen zum Einsatz. Ein gutes Beispiel dafür ist die gemeinsame Entwicklungsplattform „Autonomes Fahren“, die Automobilhersteller und Zulieferer eingerichtet haben. Hier greift ebenfalls das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz, in vielen Fällen ist aber noch unklar, welche juristischen Folgen das haben wird. Neben den arbeitsrechtlichen Regelungen, die von Fall zu Fall getroffen werden, kommt hier dem Thema Datenschutz erhöhte Bedeutung zu. Es ist explizit zu regeln, wer wann auf welche Daten zugreifen darf und wie sie von dem Zugriff von Unbefugten geschützt werden. Eine weitere juristische Falle droht Unternehmen bei der Sozialversicherung von freien Mitarbeitern. Sofern diese in nennenswertem Umfang auch für andere Unternehmen arbeiten, ist das in der Regel kein Problem aber bei einer zu großen Auslastung durch einen einzigen Auftraggeber kann dies zu einer Scheinselbstständigkeit und einer nachträglichen Sozialversicherungspflicht für das Unternehmen führen. Deshalb ist es auch bei einer Beschäftigung von freien Mitarbeitern anzuraten, sich juristisch abzusichern. Die Rasanz der technologischen Entwicklung können Unternehmen nicht beeinflussen, sie können aber lernen, rechtzeitig und angemessen auf diese Veränderungen zu reagieren. Wie man es nicht machen sollte, zeigen die Organisatoren der Computermesse Cebit. Zu ihren besten Zeiten, rund um die Jahrtausendwende, pilgerten bis zu 800.000 Besucher Jahr für Jahr nach Hannover, um sich über die neuesten Trends der Kommunikations- und Informationstechnologie zu informieren. Die Organisatoren der Cebit haben wichtige Entwicklungen jedoch zu spät erkannt und es versäumt, angemessen darauf zu reagieren. In den letzten Jahren ging die Besucherzahl der Cebit deutlich auf weniger als 200.000 zurück. Der Versuch, die Messe 2018 in einem neuen Gewand und zu einer anderen Jahreszeit wiederzubeleben, scheiterte. Ende November 2018 wurde sie endgültig eingestellt. Mit agiler Arbeit können Unternehmen Sorge tragen, dass sich sowohl die einzelnen Mitarbeiter als auch das Unternehmen als Ganzes weiterentwickeln. Das Ziel heißt, Veränderung als Dauerzustand zu akzeptieren und sich als lernende Organisation immer wieder aufs Neue den Herausforderungen der Gegenwart zu stellen. Charles Darwin veröffentlichte vor 160 Jahren sein Hauptwerk über die Entstehung von Arten und schilderte, wie die Natur immer wieder Neues hervorbringt, indem sich Arten anpassen. Die Digitalisierung fordert von Unternehmen heute genau diese Anpassungsfähigkeit. Agile Arbeit ist der Schlüssel, mit dem Unternehmen diese Fähigkeit erlangen.

Hintergrund

Die Studie „Agile Arbeit“ stammt aus der Studienserie „CLI – Corporate Legal Insights“ und wurde gemeinsam mit der Kanzlei LUTHER Rechtsanwaltsgesellschaft mbH und dem Bundesverband der Unternehmensjuristen
(BUJ e.V.) durchgeführt. CLI-Studien fokussieren sich auf ein spezifisches Rechtsthema und kombinieren empirische Studienergebnisse aus der Praxis der Rechtsabteilungen mit der Expertise renommierter
Fachexperten aus führenden Kanzleien.

Mehr Informationen zu dieser und anderen aktuellen Studien unter: www.cli.institute

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