Eine der größten Herausforderungen für Arbeitgeber und ihre Rechtsabteilungen ist der Konflikt zwischen der rasanten Entwicklung der IT-Landschaft und den oft langwierigen Mitbestimmungsprozessen. Die hohe Geschwindigkeit, mit der neue IT-Systeme entwickelt und Updates veröffentlicht werden, steht im krassen Gegensatz zu den oft zeitintensiven und komplexen Verhandlungen mit dem Betriebsrat. Es besteht das Risiko, dass bis zum Abschluss einer Einigung mit dem Betriebsrat bereits eine neue Version des Systems auf dem Markt ist oder das ursprünglich geplante System veraltet ist. Dies kann dazu führen, dass Unternehmen gezwungen sind, auf überholte Systeme zurückzugreifen, bis der Prozess der Mitbestimmung abgeschlossen ist. Die Rechtsabteilung steht hier vor der strategischen Aufgabe, den Zielkonflikt zu managen und kreative Lösungen zu finden, um die digitale Transformation des Unternehmens zu beschleunigen. Ob Zeiterfassung, Kommunikationstools oder KI-Anwendungen – die Einführung neuer IT-Systeme im Unternehmen ist fast immer mitbestimmungspflichtig. Die Notwendigkeit einer Mitbestimmung bei der Einführung neuer IT-Systeme ergibt sich aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Diese Vorschrift legt fest, dass der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen hat, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Die Rechtsprechung, insbesondere des Bundesarbeitsgerichts (BAG), hat den Anwendungsbereich von § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG in den letzten Jahren kontinuierlich erweitert. Nach Rechtsprechung des BAG sind technische Einrichtungen zur Überwachung bestimmt, „wenn sie objektiv geeignet sind, Verhaltens- oder Leistungsinformationen über den Arbeitnehmer zu erheben und/oder aufzuzeichnen.“ (16.07.2024 – Az. 1 ABR 16/23). Dies bedeutet, dass es nicht darauf ankommt, ob der Arbeitgeber eine subjektive Überwachungsabsicht hat oder das System explizit zur Überwachung konzipiert wurde. Vielmehr genügt es, wenn die technische Einrichtung objektiv geeignet ist, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. „Im Prinzip ist nahezu jedes IT-System mitbestimmungspflichtig, weil fast überall personenbezogene Logfiles und Protokolldaten anfallen“, erklärt Dr. Simon Grosse-Brockhoff, Fachanwalt für Arbeitsrecht und Partner der Kanzlei Orka in Düsseldorf. „Das gilt selbst bei der Nutzung von Maschinen, wenn dort personenbezogene Anwenderdaten verarbeitet werden.“ Denn der vom Unternehmen verfolgte Zweck spielt dabei keine Rolle – entscheidend ist allein, dass Daten verarbeitet werden, mit denen sich auch Bewegungs- oder Nutzungsprofile erstellen lassen könnten. Damit ist praktisch jede neue digitale Anwendung ein Fall für den Betriebsrat. In der Praxis heißt Mitbestimmung: ohne Zustimmung keine Einführung. Der Betriebsrat kann die Einführung eines IT-Systems meist nur verzögern, nicht aber blockieren: „Spätestens in der Einigungsstelle kann der Betriebsrat Systeme, die einen legitimen Zweck verfolgen, im Zweifel nicht verhindern“, so Grosse-Brockhoff. Allenfalls werden im Einigungsverfahren Einschränkungen festgelegt, wie die IT eigesetzt wird, welche Funktionen für welche Zwecke genutzt werden dürfen und welche nicht.
„Im Prinzip ist nahezu jedes IT-System mitbestimmungspflichtig, weil fast überall personenbezogene Logfiles und Protokolldaten anfallen.“
Dr. Simon Grosse-Brockhoff
Fachanwalt für Arbeitsrecht und Partner,
orka Partnerschaft mbB
IT-Rahmenbetriebsvereinbarungen beschleunigen das Verfahren
Bei Microsoft Teams etwa kann es dann darum gehen, ob und unter welchen Bedingungen eine Teamssitzung aufgezeichnet werden kann. Für ChatGPT kann das heißen, dass festgelegt wird, zu welchen Zwecken welche Daten eingegeben und welche nicht eingegeben werden dürfen. „Zum Beispiel könnte man Fehlzeiten von Mitarbeitern eingeben und so Krankheitsprofile erstellen. Das wäre sicherlich nicht zulässig“, stellt Grosse-Brockhoff fest.
Gerade bei großflächigen Systemwechseln erweist sich das Mitbestimmungsverfahren häufig als Engpass. Die Lösung kann in Rahmenbetriebsvereinbarungen liegen. Dort lässt sich die Mitbestimmung bei neuen IT-Systemen auf strukturierte Weise vorverlagern. „In Rahmenbetriebsvereinbarungen lässt sich sehr viel vor die Klammer ziehen: Neben einem standardisierten Verfahren und der notwendige Detailtiefe künftiger Regelungen können hier standardisierte Fallgruppen für zulässige Verarbeitungen von Leitungs- und Verhaltensdaten, definiert werden, zum Beispiel zur Systemadministration oder in Compliance-Fällen“, sagt Grosse-Brockhoff. Rahmenbetriebsvereinbarungen können auf den Umstand eingehen, dass nicht jede Einführung neuer Systeme gleich problematisch ist. Solche Vereinbarungen müssen allerdings sorgfältig ausgearbeitet sein. Denn sie dürfen nicht auf eine pauschale Zustimmung hinauslaufen. Das wäre rechtlich unzulässig. Der Aufwand, den es braucht, bis eine solche Vereinbarung tatsächlich steht, ist beträchtlich. Verhandlungen können sich über Monate ziehen. „Aber wenn die Vereinbarung erst einmal steht, können auch große Umstellungen, etwa bei SAP oder Microsoft, erheblich geräuschloser umgesetzt werden“, sagt Grosse-Brockhoff.
Neue Fragen bei der Einführung von KI
Viele Unternehmen denken derzeit über die Integration leistungsfähiger KI-Anwendungen wie ChatGPT, Microsoft Copilot oder automatisierter Analyse-Tools in ihre Arbeitsabläufe nach. KI verspricht nicht nur Effizienzsteigerungen und innovative Lösungen, sondern wirft auch neue rechtliche und ethische Fragen auf. Gerade in Bereichen, in denen KI personenbezogene Daten verarbeitet oder Verhaltensmuster analysieren kann, stellt sich die Frage der Mitbestimmung umso mehr. „Es gab ja schon vor ChatGPT künstliche Intelligenz. Damals hatte das aber eher etwas von einer Geheimwissenschaft“, sagt Prof. Dr. Peter Wedde, Professor für Arbeitsrecht und Recht der Informationsgesellschaft an der Frankfurt University of Applied Sciences und Autor des Gutachtens „KI-Einsatz im Betrieb – Antworten auf häufige Fragen zur KI-Mitbestimmung“. „Letztendlich muss man festhalten, dass auch KI nur eine Software ist, auch wenn Anwendungen wie ChatGPT oder anderen Sprachmodelle ein neues Konzept zugrunde liegt“, stellt Wedde fest.
2021 habe der damalige Arbeitsminister Hubertus Heil (SPD) im Betriebsrätemodernisierungsgesetz verschiedene Regeln für den Umgang mit KI ergänzt. Zu einem grundsätzlichen Mitbestimmungsrecht sei es aber nie gekommen. Wichtige Punkte aus der damaligen Reform sind § 80 Abs. 3 S. 2 BetrVG, nach dem der Betriebsrat einen Sachverständigen bei der Einführung oder Anwendung von Künstlicher Intelligenz hinzuziehen kann, ohne die Erforderlichkeit darlegen zu müssen. Nach § 95 Abs. 2a BetrVG besteht eine Informationspflicht gegenüber dem Betriebsrat über den Einsatz von KI und § 95 Abs. 2a BetrVG ergänzt das Mitbestimmungsrecht bei Richtlinien über die personelle Auswahl bei Einstellungen, Versetzungen, Umgruppierungen und Kündigungen in Betrieben, wenn KI zum Einsatz kommt. „Unabhängig davon gilt allerdings das Gleiche wie für konventionelle IT: Entscheidend für die Mitbestimmung ist die Eignung zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle“, sagt Wedde. „Das kann sogar für die digital gesteuerte Kaffee-Maschine gelten, wenn der Mitarbeiter seine Mitarbeiterkarte vorhalten muss, damit er sie benutzen kann.“ Die Mitbestimmung besteht nicht nur für die Einführung neuer Software, sondern auch für Veränderungen deren Änderung, etwa durch Updates.
„Bei der Einführung von KI kann ein gemeinsames Gremium sinnvoll sein, in dem Arbeitgeber und Betriebsrat im Vorfeld klären, zu welchen Einzelthemen gesonderter Mitbestimmungsbedarf besteht und welche bereits durch eine allgemeine Rahmenregeln aufgefangen werden“, sagt Wedde. „Wenn bei einer neuen KI-Version ein Suchfenster nicht mehr links, sondern rechts ist, ärgert das manchen Benutzer, aber wichtig ist dies womöglich nicht.“ Anders sei es etwa, wenn eine neue KI eingeführt werden soll, mit der das Unternehmen Personalakten analysieren will. „In diesem Gremium sitzen dann Mitglieder des Betriebsrates, des Arbeitsgebers, aber auch Techniker, die Fragen beantworten können“, erklärt Wedde. Das Gremium habe keine Entscheidungskompetenz, sondern nehme eine Vorprüfung vor. In diesem Modell bleibt die Mitbestimmung des Betriebsrates auch bei den weniger sensiblen Themen erhalten, er kann davon etwa Gebrauch machen, wenn sich eine Anwendung ändert oder neue Erkenntnisse bestehen. „Das Modell funktioniert nur, wenn es ein kooperatives Verhältnis zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber gibt“, stellt Wedde fest. „Wenn es dieses Verhältnis nicht gibt, sondern sich die Fronten verhärtet und man sich konfrontativ begegnet, dann funktioniert es nicht.“ Die Abläufe müssten in einer Rahmen-Betriebsvereinbarung IT festgehalten werden. Hier muss auch geregelt werden, wie mit verschiedenen IT-Kategorien umgegangen werden soll. „Bestehende Rahmen-Betriebsvereinbarung IT sind die Basis. Darauf kann eine Zusatz-Rahmenvereinbarung zur künstlichen Intelligenz andocken“, sagt Wedde. Wichtig sei es, dass diese Vereinbarungen auch mit EU-Recht vereinbar sind. Nach einem Urteil des EuGH müssen Kollektivvereinbarungen die allgemeinen Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung zum Beschäftigtendatenschutz einhalten. Darauf müsse geachtet werden.
„Letztendlich muss man festhalten, dass auch KI nur eine Software ist.“
Prof. Dr. Peter Wedde
Professor für Arbeitsrecht und Recht der Informationsgesellschaft,
Frankfurt University of Applied Sciences
Neue Dynamik in der Mitbestimmungsfrage
Ein aktuelles Urteil des Arbeitsgerichts Hamburg bringt neue Dynamik in die Rechtslage (16. Januar 2024, Az:
24 BVGa 1/24). Das Gericht lehnte in diesem konkreten Fall ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats bei der Einführung von KI-Richtlinien und der Nutzung von ChatGPT ab. Entscheidend war hierbei, dass die Nutzung freiwillig über private Accounts erfolgte und der Arbeitgeber keinen Zugriff auf die gesammelten Daten hatte. Das Gericht unterschied zudem zwischen mitbestimmungsfreiem Arbeitsverhalten (der Art und Weise der Arbeitsausführung) und mitbestimmungspflichtigem Ordnungsverhalten (das kollektive Zusammenleben im Betrieb betreffend). Ein wichtiger Aspekt für das Gericht war, dass der Arbeitgeber keinen Zugriff auf die Daten hatte. Bisher wurde die Verarbeitung solcher Logfiles durch den Anbieter dem Arbeitgeber zugerechnet. Das Arbeitsgericht zweifelte aber anders als bislang das BAG an einem erforderlichen Überwachungsdruck, eben weil der Arbeitgeber nicht auf die bei der Nutzung von ChatGPT anfallenden Informationen zugreifen konnte. Das Urteil aus Hamburg behandele mit der betrieblichen Nutzung von privaten ChatGPT-Accounts einen Sonderfall, so Grosse-Brockhoff. „Grundsätzlich zeigt das Urteil aber, dass Bewegung in diese Fragen gekommen ist.“
■ Henning Zander
