Die aktuellen geopolitischen Konflikte stellen Unternehmen zunehmend vor neue Herausforderungen. „Ja, es wird komplexer und schwieriger“, sagt Christoph Bucksteegen. Er leitet die Compliance Abteilung der Hexagon Manufacturing Intelligence Division. Die Division ist Teil des schwedischen Hexagon-Konzerns, der weltweit in über 50 Ländern produziert und entwickelt. Viele der Produkte im Konzern sind Dual-Use Güter: sie können theoretisch sowohl für zivile Anwendungen genutzt werden als auch für militärische Zwecke. Sie fallen damit unter die Exportkontrolle. Umso größeren Fokus legt Hexagon deshalb auf die Compliance und die Einhaltung von Exportvorschriften. Für Sandrine Pommey, Vice President Group Compliance Officer bei Hexagon AB, ist es entscheidend, klare Grenzen zu ziehen. „Wir sind klar in unseren Prozessen: Ein Nein ist ein Nein. Und das wird auch vom Vorstand so getragen.“ In den vergangenen vier Jahren hat der Konzern sein Compliance-Programm weiter ausgebaut und vereinheitlicht. Die Exportkontrolle hat sich in den vergangenen Jahren zu einem wichtigen Instrument der internationalen Außen-, Sicherheits- und Wirtschaftspolitik entwickelt. Unternehmen sehen sich zunehmend einem Umfeld gegenüber, das von geopolitischen Spannungen, Handelskonflikten und sich ständig ändernden gesetzlichen Rahmenbedingungen geprägt ist. Für Unternehmensjuristen bedeutet dies, dass sie ein strategisches Risikomanagement betreiben müssen, das nicht nur auf kurzfristige Entwicklungen reagiert, sondern auch langfristige Trends und potenzielle Risiken im Blick behält. Insbesondere in einem hochgradig volatilen globalen Umfeld, in dem politische Entscheidungen oft kurzfristig und mit weitreichenden Konsequenzen getroffen werden, wird der Handlungsspielraum für Unternehmen durch eine Vielzahl von Sanktionen, Gegensanktionen und restriktiven Maßnahmen immer weiter eingeschränkt. „Der Außenhandel ist komplizierter geworden“, stellt auch Mareike Heesing, Rechtsanwältin mit Schwerpunkt Außenwirtschaftsrecht und Partnerin bei der Kanzlei Oppenhoff, fest. „Das hat zum einen mit den Großkonflikten zu tun, wie dem Ukraine-Krieg aber auch dem Handelskrieg zwischen den USA und China, es hat aber auch mit der Digitalisierung zu tun.“ Denn immaterieller Technologietransfer exportkontrollierter Güter stellt eine große Herausforderung dar, so Heesing. Auch mögliche Umgehungswege müssen stärker mit bedacht werden: „Bei bestimmten Hightech-Gütern haben die Exporte etwa nach Kirgistan deutlich zugenommen. Von dort aus werden diese dann unter Umständen nach Russland weitervertrieben.“ Für Unternehmen reicht es deshalb nicht mehr, nur den Kunden selbst im Blick zu haben. Wichtig ist auch, wer direkt oder indirekt Einfluss auf ein Geschäft hat. Auch auffällige Veränderungen bei Liefermengen könnten ein Warnsignal sein. Steigen sie sprunghaft an, könnte das ein Hinweis auf eine mögliche Umgehung von Exportbeschränkungen sein. Eine hundertprozentige Kontrolle sei zwar kaum möglich, doch Hinweise dürften nicht ignoriert werden, sagt Heesing. „Natürlich kann ein Unternehmen in der Regel nicht alle Informationen überprüfen. Aber wenn es Anhaltspunkte gibt, muss ein Unternehmen diesen Anhaltspunkten nachgehen.“
Wir sind klar in unseren Prozessen: Ein Nein ist ein Nein. Und das wird auch vom Vorstand so getragen.
Sandrine Pommey,
Vice President Compliance,
Hexagon AB
Innerbetriebliches Compliance-Programm
Besonders herausfordernd sei der Umgang mit immateriellen Ausfuhren: „Bei Software und Technologie, deren Wege nicht physisch nachgewiesen werden können, müssen Unternehmen genau darauf achten, wer Zugriff auf die Daten und Software bekommt.“ Schon die Zugriffsmöglichkeit könne genehmigungspflichtig sein, erklärt Heesing. „Ein wichtiges Instrument sind in diesem Zusammenhang Sammelgenehmigungen, bei denen Genehmigungen für ein ganzes Projekt mit den entsprechenden Arbeitsschritten und allen involvierten Personen eingeholt werden können“, so Heesing. Diese Informationen müssten dann sauber dokumentiert und ein Genehmigungsantrag beim BAFA eingereicht werden. Unternehmen, die genehmigungspflichtige Güter exportieren, sind angehalten, ein innerbetriebliches Compliance-Programm (ICP) zur Einhaltung der Vorschriften des Außenwirtschaftsrechts aufzubauen. Im Kern geht es um vier Fragen: An wen liefere ich? Wohin liefere ich? Was liefere ich? Für welche Zwecke liefere ich? Ein ICP umfasst unter anderem Zuständigkeiten, Prozesse, Kontrollen, Schulungen und Dokumentation. Es gibt kein ICP, das für alle passt. Jedes Unternehmen muss selbst bestimmen, was es braucht, je nach Größe, Branche und Kunden. Ein ICP hilft nicht nur, Regeln einzuhalten, sondern schützt auch den Ruf eines Unternehmens. Außerdem kann ein gutes ICP verhindern, dass unnötig Zeit und Geld investiert werden, wenn die Ausfuhr verboten oder offensichtlich nicht genehmigungsfähig ist. Der Hexagon-Konzern reagiert auf die Weltlage mit möglichst engmaschigen Kontrollen. „Wir überprüfen jedes Geschäft. Schließlich kann jede Transaktion relevant sein“, so Bucksteegen. Entscheidende Unterstützung bietet dabei ein Compliance-System, das in die Konzern-IT eingebunden ist. Geschäftspartner werden mit internationalen Sanktionslisten abgeglichen. Von diesen gibt es inzwischen einige, wichtig sind insbesondere die europäischen, die US-amerikanischen und die chinesischen Listen.
Ohne Compliance-System geht es nicht
Erkennt das System einen Verstoß gegen Vorgaben, wird die Transaktion sofort blockiert. Die technische Sperre verhindere, dass jemand versehentlich einen Deal durchwinkt.
„Der Vertriebler kann dann nichts mehr machen, kein Angebot schreiben, keine Rechnungen“, sagt Bucksteegen. Die Vorgaben sollen allen bekannt sein und auch gelebt werden. Das schließt auch die Vertriebspartner ein. „Wir führen Schulungen durch, wir verpflichten sie, sich an unsere Vorgaben zu halten. Und wir kontrollieren, ob die Vorgaben auch umgesetzt werden“, erklärt Bucksteegen. Sandrine Pommey erläutert, dass Hexagon in bestimmten Fällen, in denen die Einhaltung der Vorschriften aufgrund einer zu komplexen Rechtslage mit erhöhtem Risiko potenzieller Verstöße einhergeht, bewusst auf einem Markt verzichtet. Pommey sieht die Stärke des Unternehmens besonders in der Vernetzung. „Wir haben ein sehr gutes Netzwerk im Unternehmen“, sagt sie. „Die Sales-Leute wissen, dass sie recherchieren müssen, mit wem sie es zu tun haben.“ Das Wissen über Kunden und Märkte werde aktiv geteilt. Die Compliance-Struktur ist dabei mehrstufig organisiert. „Bei der Compliance gibt es zum einen die Konzernebene, dann die Divisionen, schließlich gibt es Compliance-Koordinatoren vor Ort, die etwa Unterlagen einholen oder den Austausch mit Behörden erledigen“, erläutert Bucksteegen. Über die Divisionen hinweg sei die Zusammenarbeit eng und bewusst vernetzt. „Der Wissenstransfer soll Silodenken vermeiden.“ Die Exportkontrolle der EU dient dazu, sicherzustellen, dass bestimmte Güter, Software und Technologien nicht unkontrolliert in Länder oder an Empfänger gelangen, bei denen Risiken bestehen. Grundlage sind vor allem die EU-Dual-Use-Verordnung (VO (EU) 2021/821) für Güter mit ziviler und militärischer Verwendung sowie die Sanktionsregelungen der EU, die Lieferungen in bestimmte Länder oder an gelistete Personen einschränken oder verbieten. Unternehmen müssen prüfen, ob ihre Produkte auf den Güterlisten stehen oder ob Empfänger, Endverwendung oder Bestimmungsland Beschränkungen unterliegen. Sie müssen im Einzelfall klären, ob eine Genehmigungspflicht besteht und gegebenenfalls eine Ausfuhrgenehmigung beantragen. Verstöße können Bußgelder nach sich ziehen und auch strafrechtliche Folgen haben. Das EU-System der Exportkontrolle basiert im Wesentlichen auf dem Territorialprinzip. Es bedeutet, dass die Vorschriften im Wesentlichen für Ausfuhren aus dem Gebiet der EU gelten. Im Gegensatz dazu beansprucht das US-Exportkontrollrecht eine weitreichende extraterritoriale Geltung. Dies bedeutet, dass die US-Vorschriften auch auf Sachverhalte Anwendung finden können, die vollständig außerhalb des US-Territoriums stattfinden und an denen keine US-Personen direkt beteiligt sind. „Die exterritoriale Anwendung von US-Bestimmungen ist nicht neu“, sagt Rechtsanwältin Mareike Heesing. „Das gab es schon beim Cuba-Embargo, an dem Deutschland nicht teilgenommen hat, und beim Iran-Embargo, bei dem das nur teilweise der Fall war.“ Grundsätzlich sei die exterritoriale Wirkung nicht mit internationalem Recht vereinbar. „Ganz praktisch gesehen hat sie aber für viele Unternehmen eine hohe Relevanz“, so Heesing. Die wirtschaftlichen Konsequenzen können gravierend sein. „Unternehmen müssen sich dann entscheiden, ob sie das Risiko in Kauf nehmen wollen, selbst sanktioniert zu werden und gar auf Sanktionslisten zu landen“, erklärt Heesing. Dann dürfen US-Unternehmen keine Geschäfte mehr mit diesem Unternehmen machen. „Selbst die Nutzung von Kreditkarten kann dann problematisch werden, wenn Zahlungen über die USA abgewickelt werden.“
Der Außenhandel ist komplizierter geworden.
Mareike Heesing,
Rechtsanwältin und Partnerin,
Oppenhoff
Nicht rechtmäßig, aber faktisch ausschlaggebend
Die EU hat versucht, gegenzusteuern – allerdings mit begrenzter Wirkung. Die EU-Blocking-Verordnung verbietet EU-Akteuren ausdrücklich, den im Anhang der Verordnung gelisteten US-Sanktionen, die sich hauptsächlich auf Kuba und den Iran beziehen, Folge zu leisten. Ein Verstoß gegen dieses Verbot ist in den Mitgliedstaaten sanktioniert. Obwohl die EU mit der Verordnung den USA eine klare Grenze aufzeigen will, ist sie in der Praxis zögerlich. „Wenn Anträge zur Genehmigung eines Geschäfts eingereicht werden, für das unter Umständen die genannten US-Sanktionen gelten, so ist meine Erfahrung, spielt die EU auf Zeit“, berichtet sie. „Die Anträge werden nicht bearbeitet, bis Unternehmen an dem betroffenen Geschäft kein Interesse mehr haben.“ Wer wie von möglichen Umgehungsgeschäften und Handelsbeschränkungen betroffen ist, hänge sehr von der Branche ab. „Im Augenblick ist das – neben dem weiten Anwendungsbereich der Russland-Sanktionen, der fast alle Sektoren trifft – vor allem Maschinenbau, Anlagenbau und IT, etwa alles, was mit Halbleitern zu tun hat“, sagt Heesing. Für Unternehmen sei es wichtig, die eigenen Produkte zu kennen und sie zu klassifizieren und mit Embargo-Listen abzugleichen. Außerdem müssten sie auch einen Überblick über die Lieferketten gewinnen. Es brauche auch vertragliche Vereinbarungen, dass sich der Geschäftspartner an die Exportregeln hält. Wichtig seien etwa No-Russia und No-Belarus-Klauseln, die Geschäfte mit diesen Ländern ausschließen. Zudem müssen die Geschäftspartner auch ihre Partner in der Lieferkette auf die Regeln verpflichten. „Ideal sind die Abläufe IT-gestützt, so dass gar nichts ohne eine Prüfung rausgeht“, sagt Heesing. „Es braucht aber auch ein grundsätzliches Problembewusstsein bei den Mitarbeitern.“ Die Mitarbeiter sollten durch Schulungen sensibilisiert werden. Prozesse müssen regelmäßig an die Lage angepasst werden. „Wenn ein Unternehmen sagt, es hätte alles vor drei Jahren aufgesetzt, dann ist das einfach zu lange her“, sagt Mareike Heesing. „Es hat sich in den letzten drei Jahren zu viel getan.“
■ Henning Zander
