Vorbei die glücklichen Zeiten, da General Counsel aus dem Vollen schöpfen und die ihnen zuarbeitenden Kanzleien daran teilhaben lassen konnten. Denn die Budgets sind vielfach schmaler geworden und haben an Elastizität verloren. Die Rechtsabteilungen sind mehr denn je gefordert, externe Mandate bei gleichbleibend hoher Qualität kostengünstiger zu vergeben. Gleichzeitig sind die Legal Offices zum Erfolg verdammt, weil die Märkte widrigenfalls blitzschnell und brutal reagieren. Als Folge dieser zweifachen Herausforderung sehen die Syndizi bei der Auswahl der sie beratenden Kanzleien heute viel genauer hin als früher. Noch 2020 erklärten die meisten von PwC befragten Leiter Recht, für sie von höchster Aussagekraft sei die Reputation einer Kanzlei, gefolgt von Referenzen. Strukturierte Auswahlverfahren („Pitches“) hatten Exotenstatus, und willig ließ man sich vom Vorstand den Namen des zu beauftragenden Kollegen oder der Sozietät vorschreiben, die ins Boot zu holen sei. Heute, fünf Jahre später, würde das kaum jemand mehr tun. „Die finale Entscheidung liegt immer in der Rechtsabteilung“, versichert Dr. Tobias Hemler, Zentralbereichsleiter Recht und Gremien bei der Koelnmesse GmbH. „Wir bekommen natürlich immer wieder mal Hinweise von den Geschäftsführern, weil diese über ihre Netzwerke angesprochen worden sind. Aber ein Durchgriff auf unsere Kanzleiauswahl bedeutet dies nie.“ Auch Manuel Sternisa, General Counsel der Büchl Gruppe in Ingolstadt und davor in gleicher Funktion bei Media Saturn, ließ und lässt sich zwar gerne vom Gesellschafter des Kreislaufwirtschaftsunternehmens einen Tipp geben, entscheidet dann aber selbst. „Grundsätzlich ist es die Aufgabe des General Counsels, die externe Kanzlei selbst auszusuchen“, sagt der Chefsyndikus. „Schließlich muss er für seine Entscheidung die Verantwortung übernehmen.“ Was bedeutet: „Er muss die Gründe nennen können, warum er diese oder jene Kanzlei präferiert.“ Da es den Rechtsabteilungen unmöglich ist, für jedes Rechtsgebiet genügend eigene Kapazitäten und für jeden Spezialfall die notwendige Expertise vorzuhalten, müssen sie ihre eigenen Kompetenzen fallweise mit denen externer Kollegen ergänzen. Mit der gezielten Steuerung der eigenen Kapazitäten tragen sie dazu bei, die Summe aus internen und externen Kosten für die Rechtsberatung zu optimieren. Selbst wenn, wie in großen Unternehmen üblich, der Einkauf mitreden will, sollten die eigenen Rechtsbeistände wenigstens bei der Vergabe größerer Mandate das letzte Wort haben. „Bei einigen Nischenthemen gibt es auch gute und hilfreiche Vorschläge der betroffenen Unternehmensbereiche, zum Beispiel der Unternehmensfinanzierung“, fügt Michael Felde, Leiter Bereich Recht bei der Deutsche Leasing AG in Bad Homburg v.d.H., einen Aspekt hinzu, der die Autonomie des General Counsel unberührt lässt. Weitgehend üblich dürfte folgendes Vorgehen sein: Bei geringeren Streitwerten und minderer Brisanz entscheidet die Rechtsabteilung allein, in kritischen Fällen legt der General Counsel dem Vorstand eine Namensliste vor und begründet seine Empfehlung. Beim Labordienstleister Synlab in München werde der Vorstand in die Auswahl einer Kanzlei generell nicht einbezogen, erklärt Group General Counsel Sylvia Hess. „Bei sehr großen Verfahren wird es vorher abgestimmt. Und im Zweifel nutzen wir ein Pitchverfahren.“
Wichtiger als die Kanzlei sind die Rechtsanwältin und der Rechtsanwalt. Neben der erforderlichen Sachkunde im Spezialthema ist es immer auch der persönliche Umgang.
Michael Felde,
Leiter Bereich Recht,
Deutsche Leasing AG
Pitch as pitch can: Die Kaufleute erhöhen den Takt, doch die Rechtsabteilungen halten Schritt
Die härteren Vorgaben der Ökonomen beantworten die Juristen zunehmend mit gleicher Strenge – neben anderem mit einer konsequent an wirtschaftlichen, mitunter auch strategischen Gesichtspunkten orientierten Kanzleiauswahl. Objektivität sollte hier großgeschrieben und wichtige Mandate grundsätzlich nur auf der Basis eines systematischen und wettbewerbsorientierten Auswahlprozesses vergeben werden. Eine Möglichkeit dafür ist der Pitch: Im Rahmen einer kurzen Präsentation stellen sich vorab auf fachliche Eignung und freie Kapazitäten geprüfte Sozietäten und Rechtsdienstleister einem Auswahlgremium der Rechtsabteilung vor. Von Sylvia Hess wissen wir bereits, dass Synlab diese Methode nutzt. Bei Verfahren, deren Beratungsaufwand einen gewissen Schwellenwert übersteigt, verfahren die Anwälte der Deutsche Leasing AG ebenso. „Die Projekte müssen allerdings planbar sein“, schränkt Michael Felde ein. Für Eilsachen sind Pitches, deren Vorbereitung allein einige Wochen kosten kann, denkbar ungeeignet. Ebenso für kleine Unternehmen, weiß Manuel Sternisa: „Pitch gilt insbesondere für neue und umfangreiche Projekte. Wenn ich aber nicht auf bisherige Erfahrungen zurückgreifen kann oder mit einer Kanzlei nicht mehr zufrieden bin, dann würde ich mir anlassbezogen zwei oder drei Sozietäten anschauen. Auf dieser Basis kann man eventuell neue Entscheidungen treffen.“ Klug beraten sind Legal Offices, die für einen Pitch auf eine überschaubare Anzahl vertrauter Sozietäten zurückgreifen können. Für die meisten sind sie das „Panel“, manche schmeicheln ihnen mit dem Etikett „Certified Lawyers“, wieder andere sprechen scherzhaft in Anlehnung an einen Filmklassiker von den „üblichen Verdächtigen“. Das Panel der Büchl-Rechtsabteilung wächst mit der Anzahl der nach außen vergebenen Mandate. Auch Sylvia Hess und Michael Felde verfügen mit ihren jeweiligen „Preferred Partner“ über schnelle und zuverlässige Helfer. Manche, vor allem junge oder neu eingestellte Leiter Recht, setzen ihr Legal Panel nach allen Regeln der Assessment-Kunst zusammen, andere vertrauen auf ihre Erfahrungen. So jedenfalls geht Sylvia Hess vor und glaubt sich einig mit ihren Berufskollegen: „Wenn man mit bestimmten Kanzleien und Anwälten in der Vergangenheit gut zusammengearbeitet hat, dann weiß man, was man von ihnen erwarten kann.“ Tobias Hemler von der Koelnmesse pflichtet ihr bei: „Unser wichtigstes Entscheidungskriterium sind die persönlichen Erfahrungen mit verschiedenen Kanzleien. Wenn wir einen Bereich ganz neu besetzen und keine eindeutige Priorität erkennen, nehmen wir auch eine Pitch-basierte Auswahl vor.“ Das käme aber extrem selten vor, vielleicht einmal in fünf Jahren. „Bei der Neuvergabe des Markenrechts wollte ich eine Preis-Leistungs-Übersicht haben und sehen, wie die Kanzleien da herangehen.“ Das war der letzte Pitch, an den er sich erinnern kann.
Wenn ich eine vergleichbare Leistung von einer Mittelstandskanzlei bekommen kann, benötige ich nicht den Namen einer Großkanzlei, für den auch mehr zu bezahlen ist.
Dr. Tobias Hemler,
Syndikusrechtsanwalt,
Koelnmesse GmbH
Die eigenen Erfahrungen mit einer Kanzlei oder einem Anwalt sind für General Counsel von großem Wert
Für jede und jeden General Counsel stehen die fachliche Eignung einer Kanzlei, ihrer Partner und Rechtsanwälte an oberster Stelle. Nachdrücklich wird das im Rechtsabteilungs-Report von KPMG Law („Recht auf Fortschritt 2023/24“) bestätigt: Für 98 Prozent der Befragten zählt bei der Vergabe von Mandaten nach außen vor allem Expertise auf dem Rechtsgebiet, wo um Rat nachgesucht wird. „Expertise“ bedeutet hier freilich nicht nur Branchen- und Marktkenntnis sowie Praxis auf dem jeweiligen Rechtsgebiet, sondern belegbare Erfahrung mit vergleichbaren Mandaten: Entscheidend ist, dass die Kanzlei bereits ähnliche Fälle erfolgreich betreut hat. „Nachweisbare Erfahrungen sind wichtig“, bestätigt Tobias Hemler von der Koelnmesse und schließt darin sogar Erfahrungen ein, die er mit einer Kanzlei auf der Gegenseite gemacht hat: „Wenn mir deren professionelle Vorgehensweise aufgefallen ist, mandatiere ich diese Kanzlei auch gerne selbst. Darüber hinaus spielt der Track Record in Bezug auf das Fachgebiet eine Rolle.“ Manuel Sternisa gewichtet ebenfalls Erfahrung mit ähnlichen Fällen am höchsten: „Das ist für mich das Entscheidende, um mit der Kanzlei ins Gespräch zu kommen.“ Nach dem ersten Mandat lässt er seine Erkenntnisse Revue passieren: „Wie ist das gelaufen? Das steht für mich an erster Stelle. Danach erst kommen Referenzen von dritter Seite, am wertvollsten sind Empfehlungen von mir bekannten Kollegen aus früherer interner oder externer Zusammenarbeit.“ Synlab-Syndika Sylvia Hess legt besonders großen Wert auf juristische Erfahrung, wenn ein hohes Maß an Fachexpertise erforderlich ist, zum Beispiel angesichts eines großen Mergers. „Die Reputation einer Kanzlei oder Empfehlungen haben schon auch einen Wert, aber keinen ausschließlichen“, sagt sie abwägend. „Ich will unsere Werte wiederfinden, zum Beispiel, dass sich eine Kanzlei als Partner versteht.“ Bei Großkanzleien habe sie Enttäuschungen erlebt: „Die Sozietät ist oft eher an der Begrenzung ihrer eigenen Haftung interessiert als daran, für den Mandanten das Optimum herauszuholen.“ Michael Felde von der Deutsche Leasing AG knüpft den Begriff Expertise weniger an die Organisation als an die Person. „Wichtiger als die Kanzlei sind die Rechtsanwältin und der Rechtsanwalt“, sagt er sehr bestimmt und weitet seinen Anspruch an Expertise noch aus: „Neben der erforderlichen Sachkunde im Spezialthema ist es immer auch der persönliche Umgang, um gemeinsam zu einer guten Lösung zu kommen. Dies muss mit vertretbarem persönlichem und finanziellem Aufwand erfolgen.“ Wenn zu Beginn der Zusammenarbeit ein persönlicher Kontakt fehle, wünscht er sich einen ersten Ansprechpartner in einer Kanzlei, der mit den Anforderungen des Mandanten vertraut sei. In dieser Unterredung erkundigt sich Felde nach dem Track Record der Kanzlei und den konkreten Erfahrungen seines Gesprächspartners in vergleichbaren Fällen wie denjenigen, zu dem er ihn oder sie zu Rate ziehen möchte.
Last but not least: Das Verhältnis Preis zu Leistung muss stimmen
Ein Auswahlkriterium, bei dem sich die Geister scheiden, sind Kanzlei-Rankings in Online-Portalen. Sylvia Hess tut sie mit einem ratlosen Kopfschütteln ab („Ich wüsste gar nicht, wo ich da nachschauen sollte“), Manuel Sternisa schaut sie sich an, „wenn ich zufällig darüber stolpere“, und Michael Felde achtet nicht nur darauf, sondern sucht aktiv nach allen, die über eine Kanzlei oder einen Rechtsanwalt Auskunft geben, über die er gerade Erkundigungen einzieht. „Die Bewertungen im Kanzleimonitor oder bei Juve spielen bei mir schon eine Rolle“, sagt Koelnmesse-Syndikus Hemler. Studien und Fachaufsätze werden gern gelesen und mit dem eigenen Bild von einer Kanzlei oder einem Juristen abgeglichen. Worauf freilich alle General Counsel bei der Kanzleiauswahl gleichermaßen hohen Wert legen, das sind die Kosten der Rechtsberatung im Verhältnis zur Güte der erbrachten Leistung – kein Wunder in Zeiten, da die Unternehmen zunehmend auf das Geld gucken. „Das Preis-Leistungs-Verhältnis spielt in wirtschaftlich angespannter Zeit schon auch eine wichtige Rolle“, sagt Tobias Hemler. „Wenn ich eine vergleichbare Leistung von einer Mittelstandskanzlei bekommen kann, dann benötige ich als General Counsel eines mittelständischen Unternehmens nicht den Namen einer internationalen Großkanzlei, für den gegebenenfalls auch mehr zu bezahlen ist.“ Für Manuel Sternisa sind die Kosten „der final entscheidende Punkt schlechthin.“ Im ersten Auswahlschritt zählt für ihn die fachliche Expertise. „Aber ob es die Kanzlei am Ende tatsächlich wird, ist Sache des Preis-Leistungs-Verhältnisses.“ In seiner jetzigen Position sei das wichtiger als in seiner vorangegangenen bei Media Saturn. „Bei meinen früheren Tätigkeiten hatte ich internationale Kanzleien gebraucht. Aber hier bei der Beratung mittelgroßer Unternehmen kann ich ganz anders vorgehen.“ Seine Ansprüche seien beileibe nicht gesunken. „Aber es muss jetzt nicht mehr zwingend eine große internationale Law Firm sein.“ Sylvia Hess von Synlab teilt seine Meinung: „In Zeiten notwendiger Budgeteinsparungen hat das Preis-Leistungs-Verhältnis den höchsten Stellenwert.“ Die Frage sei doch: Was verkauft eine Kanzlei als Mehrwert für die höheren Kosten? Und da habe sie oft festgestellt, dass ihr Boutique-Kanzleien ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis liefern könnten als Großkanzleien. Sybillinisch antwortet Michael Felde auf die Frage, welche Rollen die Kosten einer Kanzlei für ihn spielen. „Preiswert ist nicht billig, aber teuer ist nicht unbedingt gut.“ Gefolgt von einer deutlichen Warnung an die Kanzleien: „Raus schießt sich meist nur derjenige, dessen Stundensätze außerhalb einer vertretbaren Range sind.“
■ Christine Demmer
