In unaufgeräumten Kleiderschränken findet man nie, was man gerade braucht. So ähnlich verhält es sich in vielen Unternehmen mit Schränken und Computern, in denen unterschiedlichste Verträge aufbewahrt werden. Was Unternehmen dadurch an Potenzial vergeuden, zeigen gleich zwei aktuelle Studien zum Thema Contract Lifecycle Management. Die erste wurde im August 2025 von der Management- und Technologieberatung BearingPoint veröffentlicht: „Contract Lifecycle Management neu denken – Strategische Impulse für Wirtschaft und Verwaltung“. Dafür wurden mehr als 200 Geschäftsführer, General Counsel und Einkaufsleiter befragt. Zur Überraschung der Studienautoren – oder um einen dahingehenden Verdacht zu bestätigen – gaben nur 25,7 Prozent der Befragten an, ein CLM-System zu nutzen. „In Zeiten regulatorischer Unruhe und wachsender Komplexität wird CLM zum entscheidenden Kompass für unternehmerisches Handeln“, sagt Ammar Jamal, Partner bei BearingPoint und Co-Autor der Studie, und betont, dass CLM keine Technik-, sondern eine Führungsfrage sei. Gerade die Rechtsabteilungen erwarteten zunehmend den Aufbau eines integrierten CLM zur Risikoüberwachung von Verträgen ihres Unternehmens. Die Studie betont zudem die Bedeutung der Ganzheitlichkeit: Um das Vertragsmanagement strategisch weiterzuentwickeln, müsse Legal Operations von der Rechtsabteilung über den Einkauf bis hin zur Geschäftsführung alle Kompetenzen bündeln und von der Reifegradanalyse und der Konzeptionierung bis zur Implementierung und nachhaltigen Verankerung von CLM-Tools alle Schritte berücksichtigen. „Die wahre Chance im digitalen Vertragsmanagement liegt nicht allein in der Automatisierung, sondern in der strategischen und bereichsübergreifenden Nutzung“, erklärt BearingPoint-Partner und Co-Autor Jean-Paul Wehrens. „Indem Silostrukturen aufgebrochen und vollintegrierte Prozesse geschaffen werden, entsteht die Grundlage für eine durchgängige Transparenz entlang des gesamten Vertragslebenszyklus.“ Die zweite, nur einen Monat später vorgestellte Studie „Smartes Vertragsmanagement – Wo Unternehmen heute stehen?“, durchgeführt im Auftrag von Ceyoniq Technology, einer Beratungstochter des japanischen Mischkonzerns Kyocera, kommt zu ganz ähnlichen Ergebnissen. An der Studie nahmen ebenfalls mehr als 200 Befragte teil. Fast alle räumen der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit im Vertragsmanagement einen hohen Stellenwert ein: 96 Prozent halten sie für sehr wichtig oder wichtig. Dennoch ist die Vertragsverwaltung in ihren Unternehmen oft noch manuell und uneinheitlich organisiert. Nur 42 Prozent nutzen ein lokal installiertes oder cloudbasiertes CLM-System. Die übrigen verwalten Verträge über weniger flexible Systeme oder einfache digitale Tools, die kaum Möglichkeiten zur Automatisierung bieten. „Die Lücke zwischen Anspruch und Praxis zeigt, wie dringend Unternehmen integrierte Lösungen brauchen, die die Zusammenarbeit erleichtern und gleichzeitig für klare Versionen, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit sorgen“, kommentiert Thomas Schiffmann, Abteilungsleiter Produktmanagement von Ceyoniq Technology, die gewiss nicht ganz unwillkommenen Ergebnisse der Befragung. Angesichts der Tatsache, dass nur etwa ein Drittel der befragten Unternehmen ein CLM-System mit externem Zugriff zur Zusammenarbeit mit Partnern nutzt, überrascht es nicht, dass viele über ein unübersichtliches Vertragsmanagement klagen. Das gilt vor allem für die Inhomogenität bei Klauseln und Templates (69 Prozent), den fehlenden Überblick über laufende Verträge (64 Prozent) und ein schwaches Fristenmanagement: Mehr als die Hälfte der Unternehmen (57 Prozent) verpassen regelmäßig Termine oder Fristen für Vertragsverhandlungen oder -kündigungen. „Dies bringt Unternehmen nicht nur strategisch in eine schlechtere Verhandlungsposition, sondern kann auch finanzielle Nachteile bedeuten“, lockt Schiffmann für Veränderung zum Besseren.
Vor der Einführung unseres CLM-Systems haben wir bewusst die Abteilungen untersucht, die neben der Rechtsabteilung die meisten Berührungspunkte mit Verträgen haben.
Elisa Prößdorf,
Legal Solutions Manager,
Unite Procurement Deutschland AG
CLM als Voraussetzung für strategische Rechtsberatung
Im Umkehrschluss heißt das: Wenn General Counsel auf den Kenntnisbedarf ihrer für das Business Verantwortlichen eingehen, tun sie sich selbst den größten Gefallen. „Unternehmensvorstände erwarten von ihrer Rechtsabteilung, dass sie in Echtzeit Antworten auf Vertragsfragen und -risiken liefern“, fasst Markus Fuhrmann von KPMG Law die Argumente für ein CLM zusammen. „Um taktische und geschäftskritische Ratschläge geben zu können, müssen Verträge schnell und präzise analysiert werden.“ Führungskräfte wollten stets auf dem letzten Stand sein, Gesetze und Vorschriften einhalten, sie möchten Unterstützung bei der taktischen Ausrichtung erhalten und neue Geschäftsmodelle rechtlich bewerten können. All das können CLM leisten, und das weiß man inzwischen auch. Aber warum tun sich Legal Ops Teams bei der Einführung eines CLM-Systems mitunter so schwer? Das weiß Tobias Himmelreich, Trainer und Lecturer bei Plattform-Anbieter DiliTrust. „Die erfolgreiche Implementierung einer CLM-Lösung hängt von zwei großen Faktoren ab: dem Tool als solchen und der Annahme durch die potenziellen Nutzer“ – was Überzeugungsleistung und Akzeptanz voraussetzt und für Himmelreich ein klarer K.o-Faktor ist: „Es ist unabdingbar, die Mitarbeiter der Rechtsabteilung für digitale Transformation zu gewinnen.“ Eher mit der Vernunft, verstanden als Einsicht in die Notwendigkeit, argumentiert Elisa Prößdorf, Legal Solutions Manager bei der Unite Procurement Deutschland AG in Leipzig: „Es gibt in manchen Unternehmen einen ganzen Flickenteppich an Ordnerstrukturen, E-Mails mit Dateianhängen von Verträgen und vielleicht sogar noch welche in Papierform, die irgendwo in Schränken aufbewahrt werden.“ Da habe niemand einen Überblick, was an Verträgen vorhanden und noch aktiv sei und welche noch digitalisiert und organisiert werden müssten. „Bevor wir unser Vertragsmanagementtool eingeführt haben, hatten wir schon jahrelang Tools wie die digitale Signatur verwendet. Allerdings waren die Aufbewahrung und Vorhaltung der laufenden Verträge noch verbesserungsfähig“, räumt Prößdorf ein. Deshalb wurde bei Unite gezielt ein Vertragsmanagementtool eingeführt, das den kompletten Lebenszyklus von Verträgen abdeckt. Keine leichte Aufgabe, wenn man bedenkt, dass sich dabei nicht weniger als sieben Phasen unterscheiden lassen, von der Vertragsanfrage und -anbahnung über die Genehmigungsanforderungen, Verhandlungen und den Vertragsentwurf bis hin zu Vertragsspeicherung und das Repository-Management. Bei bestehenden Verträgen müssen laufende Verpflichtungen überwacht und eingehalten werden, um Risiken und etwaige Vertragsstrafen zu vermeiden. „Hier setzten wir bereits die KI-unterstützte CLM-Plattform fynk ein, die bei jedem Vertrag eine Analyse der wichtigsten Daten wie Laufzeit, Auftragsvolumen, Kündigungsfristen vornimmt sowie auf etwaige Risiken hinweist“, ergänzt Frank Weigelt, Compliance Officer bei Unite. Die Übersichtlichkeit der Daten in einem Dashboard sichere das Monitoring von Vertrags- und Kündigungsfristen und biete auch Hilfe in der siebten und letzten Phase des CLM. In ihr muss darüber entschieden werden, ob ein Vertrag verlängert, neu verhandelt oder beendigt werden soll.
Unternehmensvorstände erwarten von ihrer Rechtsabteilung, dass sie in Echtzeit Antworten auf Vertragsfragen und -risiken liefern.
Markus Fuhrmann,
Partner, Legal Managed Service,
KPMG Law
CLM als zentrales Element der digitalen Arbeitsumgebung
Es ist keine Frage, dass sich ein CLM nahtlos in die digitale Bürowelt einfügen muss. Das am häufigsten in der Rechtsabteilung verwendete Programm ist gleichzeitig eines der ältesten: Microsoft Word. Eine CLM-Lösung sollte die Textdateien problemlos integrieren können, damit die Unternehmensjuristen ihre gespeicherten Verträge und Vorlagen weiter nutzen und sich gezielt auf spezielle Vertragsklauseln und deren inhaltliche Bedeutung fokussieren können. Sind diese speziellen Klauseln einmal ausformuliert, sollten sie sich bei Bedarf schnell und einfach in Standardverträge integrieren lassen. Dazu muss das CLM als einzig gültige Quelle für alle Verträge verwendet werden. So können Inhalte aktuell gehalten, Widersprüche vermieden und aktuell laufende Verträge angepasst werden, etwa nach Änderungen der Rechtslage. Man sieht: Während eine Anpassung aller Verträge ohne ein CLM-System entweder sehr aufwendig oder unmöglich ist, ermöglicht seine Einrichtung die Aktualisierung und damit Absicherung aller laufenden Geschäftsbeziehungen. Doch um die eigene Arbeit besser beurteilen zu können, benötigt die Rechtsabteilung mehr als nur ein CLM-System. „Für unser Ticket-System, in dem die Aufträge an die Unternehmensjuristen eingehen, bauen wir gerade ein Dashboard, um eine höhere Auswertbarkeit zu erzielen“, erklärt Frank Weigelt von Unite und begründet: „Damit können wir nachweisen, wie viele Aufgaben in der Rechtsabteilung eingehen und wie viele in welcher Zeit bearbeitet und ausgewertet werden.“ Auch hier gilt: Nur was gemessen wird, kann beurteilt und verbessert werden. Neben der Rechtsabteilung profitiert der Einkauf, der laufend Beschaffungsverträge abschließt, von einem CLM-System. Mit einmal erarbeiteten Templates lassen sich Verträge schneller anpassen und mit den Lieferanten abstimmen. Etwaige Änderungswünsche und Ergänzungen von Seiten der Lieferanten können im CLM umgehend mit anderen Verträgen verglichen oder von der Rechtsabteilung geprüft werden. Entsprechende Anpassungen werden für neue Verträge gespeichert, ohne dass in einzelnen Verträgen nach den aktuell geltenden Klauseln gesucht werden muss. Bei variablen Vertragsklauseln, die beispielsweise von bestimmten Jahresumsätzen abhängig sind, kann ein CLM-System auch alternative Vorschläge anbieten, die dann mit dem Lieferanten verhandelt werden können. Auch dem Vertrieb bietet eine den gesamten Lebenszyklus von Verträgen automatisierende Softwarelösung eine Reihe von Vorzügen. Verträge können ebenfalls schneller erstellt und direkt nach dem Abschluss unterzeichnet werden. Das wirkt sich unter anderem positiv auf den Cash-Flow aus. Neben diesen eher operativen Vorteilen kann ein CLM-System auch das Management unterstützen, sofern entsprechende Key Performance Indicators definiert und die Daten aus den Verträgen in einem Dashboard zur Verfügung gestellt werden. Auch das Risikomanagement lässt sich verbessern, wenn in Verträgen lauernde Gefahren auf einmal erkennbar sind.
Erfolgreiche Einführung eines CLM-Systems
Und wie kann das Legal Operation Team ein effizientes CLM-System einführen? Da hilft vor allem eine Bewertung der aktuellen Vertragsprozesse von der Anfrage bis zur Beendigung von Verträgen. Es geht darum, zuerst Schwachstellen, Engpässe und Herausforderungen zu ermitteln, von denen verschiedene Unternehmensabteilungen betroffen sind. Während eine unterbesetzte Rechtsabteilung mit zu langsamen Überprüfungen zu kämpfen hat, fehlt dem Einkauf der Einblick in alle Lieferantenverträge, und der Vertrieb hat Schwierigkeiten bei der Genehmigung von Verträgen. „Vor der Einführung unseres CLM-Systems haben wir bewusst die Abteilungen untersucht, die neben der Rechtsabteilung die meisten Berührungspunkte mit Verträgen haben“, erklärt Prößdorf. Neben der Rechtsabteilung sind das bei Unite vor allem HR und Compliance. Nur wer die Probleme beim Vertragsmanagement in einer Abteilung kennt, kann sie durch Digitalisierung verbessern. Das erfordert eine klare Festlegung der Ziele, die durch die Einführung eines CLM-Systems erreicht werden sollen. Und weil meistens nicht alles gleichzeitig erreicht werden kann, sollten Prioritäten gesetzt werden. Da es eine Vielzahl an CLM-Software-Lösungen gibt, empfiehlt es sich, die Auswahl streng nach der Sinnhaftigkeit der Funktionen und der nahtlosen Integration mit bereits im Unternehmen verwendeten Tools zu treffen. „In einer idealen Welt wäre es tatsächlich nur ein Tool, doch in der Praxis funktioniert das meistens nicht, weil ja schon ältere Software-Lösungen genutzt werden“, sagt die Legal Solutions Mitarbeiterin. Bei Unite seien neben Word und SharePoint von Microsoft sowie einigen KI-Tools auch die Vertragsmanagementplattform fynk im Einsatz. „Wir haben festgestellt, dass gerade unsere KI-Tools noch besser auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten sind als die Plattformlösung, weshalb es für uns sinnvoll ist, mehrere Programme zu verwenden“, erläutert Prößdorf. Wichtiger als die Zahl der eingesetzten Tools sei die Zusammenarbeit mit allen Abteilungen, auch wenn sie mit CLM-Lösungen noch nicht so vertraut sind. Weil diese Systeme nur so effektiv arbeiten wie die Mitarbeiter, die sie nutzen, ist es sinnvoll, Schulungen durchzuführen, damit alle Funktionen bestmöglich eingesetzt werden können. Mit der Implementierung eines CLM-Systems ist die Aufgabe jedoch nicht vorbei. Vielmehr kann das regelmäßige Feedback von Anwendern sowie die Analyse von Vertragsdaten dabei helfen, herauszufinden, wo und welche Verbesserungsmöglichkeiten es gibt. Diese Aufgabe entspricht dem Aufräumen eines Kleiderschranks, damit man über das CLM auch in Zukunft alle Vertragsdaten schnell und sicher findet.
■ Christoph Neuschäffer
