Wer sein Wissen über Datenbänke erweitern will, muss in erster Linie wissen, in welchen Datenbanken er die passenden Informationen finden kann. Wenn er seine Fragen online durch die Nutzung von Large Language Models von KI-gestützten Chatbots wie ChatGPT und Perplexity beantwortet haben will, sollte er möglichst perfekte Prompts schreiben können, um die besten Antworten zu erhalten. Doch interne Informationen waren durch Prompting alleine lange nicht zu finden. Die gute Nachricht: Die bereits 2001 erschienene erste Fassung von Microsoft SharePoint ist mittlerweile so gut, dass im Laufe der Zeit immer mehr Unternehmen Dokumentenmanagementsysteme entdeckt haben und nutzen. Dass es so lange gedauert hat, liegt nicht zuletzt daran, dass Unternehmen ihre in zahlreichen Aktenordnern gesicherten Daten erst einmal digital zugänglich und datensicher machen mussten. „Die entscheidende Herausforderung liegt darin, vorhandenes Wissen systematisch zu erfassen, zu strukturieren und zugänglich zu machen“, sagt Benjamin Polster, Head of Legal & Compliance Operations bei der Siemens Healthineers AG. Seine Abteilung verfolgt bereits seit Jahren eine Strategie hin zum SharePoint, einer cloudbasierten Plattform für Dokumentenmanagement, Zusammenarbeit und Wissensmanagement. Ob Fachartikel, Legal Templates oder Dokumente – vieles ist mittlerweile an einem Speicherort vorhanden. Das bedeutet, dass die Rechtsabteilung durch die Integration von Microsoft Sharepoint und CoPilot als KI-Werkzeug sehr schnell sehr viele Informationen zur Verfügung hat. „Wie vor einigen Jahren bereits abzusehen und von uns entsprechend forciert, zahlt sich diese Plattform-Strategie jetzt aus“, erklärt Polster und kommt zu dem Schluss: „Intern sind wir überzeugt, dass wir in den Bereichen Legal Research oder Verfügbarkeit von Wissen im Rahmen notwendiger Berechtigungsstrukturen einen sehr guten Stand haben.“ Auch bei TEDi, einem der führenden Non-Food-Discounter Europas mit Sitz in Dortmund und geschäftlichen Aktivitäten in 15 EU-Ländern, ist Legal Research seit vielen Jahren etabliert. „Wir arbeiten routiniert mit juristischen Fachdatenbanken über verschiedene Jurisdiktionen hinweg, sodass dieser Bereich heute kein grundsätzliches Diskussionsthema mehr ist“, sagt Diana Hampe, Group General Counsel Legal & Compliance bei TEDi. Die eigentliche Herausforderung für sie liegt – anders als bei Siemens Healthineers – im internen Wissensmanagement. In vielen Rechtsabteilungen steckt enormes Erfahrungswissen, das jedoch häufig in Köpfen, E-Mails oder verstreuten Dokumenten verborgen bleibt. „Mit wachsender Teamgröße, steigender regulatorischer Komplexität und natürlicher Fluktuation wird das schnell zu einem strukturellen Problem“, erläutert Diana Hampe. In der Praxis scheitert Wissensmanagement selten an fehlenden Tools, sondern daran, dass niemand klar dafür verantwortlich ist. „Eine eindeutige Zuordnung von Ownership ist aus meiner Sicht der entscheidende Erfolgsfaktor“, betont die Group General Counsel Legal & Compliance und berichtet weiter: „Wir haben gute Erfahrungen mit pragmatischen Formaten gemacht – etwa gepflegten Template-Bibliotheken, strukturierten Fallnachbereitungen, internen Legal Alerts oder regelmäßigen Wissensrunden.“ All diese Maßnahmen sollen Silos verhindern und implizites Wissen sichtbar machen. Damit erst kann es gelingen, KI sinnvoll und wirksam einzusetzen. Und logisch: Sobald ein Unternehmen global tätig ist, wird es schwieriger. Siemens Healthineers ist in rund 180 Ländern tätig, und bemüht sich in den entsprechenden Jurisdiktionen durch die Nutzung von Datenbanken und verfügbaren Quellen, die rechtliche Recherche zu täglichen Aufgaben in der Rechtsabteilung zu vereinfachen. „Aktuell halten wir weltweit Ausschau nach Anbietern, um die globale Rechtsrecherche neuester Verordnungen, Richtlinien und nationaler Gesetze in externen Datenbanken zu optimieren und durch den Einsatz von KI verbessern zu können“, erläutert der Head of Legal & Compliance Operations.
Wir setzen auf ein iteratives Vorgehen. Klein starten, lernen, skalieren. Das hat sich als deutlich wirksamer erwiesen als große Big-Bang-Projekte.
Diana Hampe,
Group General Counsel Legal & Compliance,
TEDi GmbH & Co. KG
KI verringert den menschlichen Aufwand – intern und extern
Der Einsatz von KI verändert vor allem das Verhältnis zwischen Aufwand und Tiefe der Arbeit. Was früher stundenlange Recherchearbeit war, lässt sich heute in einem Bruchteil der Zeit vorstrukturieren. „Wir erhalten schnell eine erste Orientierung über eine Rechtsfrage, auch über mehrere Jurisdiktionen hinweg“, erläutert Diana Hampe. Das ersetzt aus ihrer Sicht zwar keine juristische Analyse, verschiebt aber den Fokus auf die anspruchsvolleren Teile der Arbeit. „Für ein Unternehmen wie TEDi mit Standorten in mehreren EU-Ländern bedeutet das, dass wir häufiger eine belastbare Ersteinschätzung intern entwickeln können, bevor wir externe Kanzleien einschalten“, gibt Hampe als positive Auswirkung an. Schließich spart das Kosten und verbessert zugleich die Qualität der externen Mandatierung, weil TEDi gezielter fragen kann. Allerdings verlangt die KI überlegte Fragestellungen. „Wer präzise Prompts schreibt, erhält genauere Antworten. Das schärft das juristische Denken – ein Effekt, den ich als ausgesprochen positiv empfinde“, sagt Hampe. Die Verfügbarkeit der KI für die gezielte semantische Suche nach Informationen, aber auch für Kontextsuchen ist für Benjamin Polster ebenfalls ein klarer Vorteil. Daneben ergeben sich in der täglichen Arbeit eines Legal Operations Teams aber auch Veränderungen der Arbeit. Während es früher getrennte Anbieter für juristische Aufgaben gab, zum Beispiel für Vertragsautomatisierung und für Datenbanken für juristische Recherchen, aus denen man auswählen konnte, gäbe es mittlerweile zahlreiche Allround-Anbieter, die viele Aspekte der juristischen Arbeit abdecken und anbieten. „Das macht es schwieriger, Anbieter am Legal Tech Markt einzuordnen, ist aber spannend, weil wir viele Use Cases ja auch intern bei uns zusammengefasst haben und die Prozesse dazu optimiert werden können. Inwieweit die Qualität der Ergebnisse mit der von Spezialanbietern mithalten kann, muss konsequent überprüft werden“, erklärt Polster. Es ist seit Jahren das erklärte Ziel der Rechtsabteilung bei Siemens Healthineers, durch Digitalisierung und Automatisierung die Rechtsabteilung von externen Beratern unabhängiger zu machen. Ein erfolgreiches Beispiel hierfür ist die Business Partner Due Diligence. „Das war früher eine manuelle Aufgabe unter Einbeziehung externer Anbieter, wird aber schon seit Jahren von unserer Compliance-Abteilung inhouse gemacht – dank der Unterstützung einer eigens entwickelten Applikation mit diversen KI-Komponenten“, berichtet er zufrieden. Eine zentrale KI-Anwendung bei TEDi ist die Dokumentenindexierung und die semantische Suche. „Wir speisen Verträge, Gutachten und interne Dokumente in ein KI-gestütztes System ein, das Zusammenhänge erkennt und relevante Inhalte in Sekunden findet“, sagt Hampe. Was früher ein manueller Albtraum war, ist heute eine einfache Abfrage. Außerdem nutzen Hampe und ihre Mitarbeiter ein Tool, das auf Knopfdruck strukturierte Zusammenfassungen neuer Rechtsentwicklungen erstellt. So muss nicht jede Person im Team dieselben umfangreichen Dokumente lesen, und alle starten auf einer gemeinsamen und klaren Grundlage. „Aktuell arbeiten wir an einer internen Wissensdatenbank mit KI-Interface, damit wir abfragen können, ob wir ein ähnliches Problem bereits bearbeitet und wie wir es damals gelöst haben“, erklärt Hampe. Das reduziere Redundanz und stärke die institutionelle Kontinuität.
Aktuell halten wir Ausschau nach Anbietern, um die
globale Rechtsrecherche in externen Datenbanken zu optimieren und durch den Einsatz von KI zu verbessern.
Benjamin Polster,
Head of Legal & Compliance Operations,
Siemens Healthineers AG
Wovon der Erfolg der Anwendungen mit KI-Unterstützung abhängt
KI-unterstützte Anwendungen mögen den menschlichen Arbeitsaufwand an einigen Stellen reduzieren, aber ganz ohne Mitarbeiter wird es in der Rechtsabteilung auch künftig nicht gehen. Doch alle müssen wissen, was auf sie zukommt und was sie künftig können sollten. Ob sie das wollen, hängt sowohl bei der KI als auch bei anderen technischen Tools weniger vom Alter ab als von der persönlichen Motivation. Benjamin Polster ist sich sicher, dass die Motivation nur dann steigt, wenn die Mitarbeiter die Vereinfachung und Entlastung ihrer Arbeitsmenge im Alltag sehen. „Der erfolgreiche Umgang mit KI ist kein Thema von Generationen, sondern von Neigung und Offenheit gegenüber der Nutzung“, betont der Head of Legal & Compliance Operations. „Training ist ein wesentlicher Faktor, sowohl auf der technischen Seite als auch Use-Case spezifisch für die täglichen Arbeitsbereiche eines Juristen – vom Prompting bis zur Integration von KI in Arbeitsabläufe. Hier bieten auch einige Kollegen aus der Rechtsabteilung erfolgreich verschiedene Trainingsangebote aktiv an“, erklärt Polster. „In der Praxis gibt es einige Anwendungsfälle, die sich besonders gut für den Einstieg eignen, weil sie klar umrissen sind und sofort Mehrwert schaffen“, weiß Diana Hampe. Dazu gehören die automatisierte Prüfung eingehender Standardverträge auf kritische Klauseln entlang von Playbooks. Für TEDi besonders relevant: Die KI erkennt die Abweichungen von Standardmietverträgen und unterstützt die operativen Teams bei der Klärung ursächlicher Sachverhalte. Zwei weitere Themen sind die Generierung und Pflege von Templates, um Standardverträge aktuell zu halten und an unterschiedliche Jurisdiktionen anzupassen, sowie die Zusammenfassung regulatorischer Texte. Das ist angesichts der EU-Regulierung ein erheblicher Entlastungsfaktor. „Allen Fällen gemeinsam ist, dass sie die Hebelwirkung des bestehenden Teams erhöhen, ohne juristische Urteilskraft zu ersetzen“, betont Hampe. Für sie sind neben den Tools vor allem auch die Rahmenbedingungen entscheidend für Erfolg oder Misserfolg. Deshalb nutzt sie neue Systeme immer zuerst selbst, um deren Mehrwert zu verstehen. „Was ich vorlebe, wird im Team deutlich schneller angenommen“, hat Hampe wiederholt in der Praxis erlebt. Sie weiß auch, wie sehr es auf eine klare Steuerung und Kontrolle ankommt. Das gilt zum Beispiel für die Frage, welche Daten wohin dürfen, wer die Qualität prüft und welche Outputs verifiziert werden müssen. „Wir setzen auf ein iteratives Vorgehen. Klein starten, lernen, skalieren. Das hat sich als deutlich wirksamer erwiesen als große Big-Bang-Projekte“, erklärt Hampe. Und sie erfordern weniger Geduld, wenn es um den Nachweis des Erfolgs geht, denn beim schrittweisen Vorgehen freut man sich schon nach kurzer Zeit über erste Fortschritte. Dass die Produktivität zu Beginn einbricht, sei normal, doch wer deshalb nach vier Wochen abbricht, verpasst den Wendepunkt, der ein bis zwei Monate später kommt.
Der Einsatz von KI bietet nicht nur Chancen, sondern auch klare Risiken
Wenn es um die IT geht, steht das Wort Risiko immer mit im Raum. Erst recht seitdem die KI verstärkt genutzt wird. „Aufgrund der strengen regulatorischen Anforderungen im Medizintechnikumfeld haben wir Themen wie Informationssicherheit, Cybersecurity und Datenschutz in unserem Unternehmen gut im Griff“, sagt Benjamin Polster und nennt mehrere Gründe: „Innerhalb Legal & Compliance haben wir ein AI Committee aufgebaut, welches eine strikte Governance und Richtlinien zur Nutzung von KI für rechtliche Themen vorgibt und validiert. Zudem haben wir über unser stark KI-geprägtes Geschäft im Healthcare-Bereich die technischen Möglichkeiten, Large Language Models zum Beispiel lokal auf unseren eigenen Servern zu hosten.“ Auf diese Weise kann Siemens Healthineers selbst streng vertrauliche Daten elektronisch verarbeiten. Auch für Diana Hampe gibt es klare Grenzen, wenn es um die Nutzung von KI geht. „Ein zentrales Thema sind die sogenannten Halluzinationen, das heißt, Sprachmodelle können Urteile oder Normen erfinden“, berichtet sie aus Erfahrung und ergänzt: „Nur wer das weiß und konsequent verifiziert, kann das Risiko beherrschen.“ Herausfordernd seien auch jurisdiktionsspezifische Blind Spots, denn viele Modelle seien auf angloamerikanisches Recht fokussiert und entsprechend auf US-Rechtsverhältnisse trainiert. Deshalb bleibt die Verifizierung von deutschem und europäischem Recht Pflicht. „Wichtig ist mir zudem, dass KI nicht zu einer übermäßigen Abhängigkeit führt“, betont Hampe. „Sie darf juristisches Denken nicht ersetzen.“ Gerade Berufseinsteiger müssten die Grundlagen nach wie vor beherrschen. Selbst vor dem Hintergrund der EU-KI-Verordnung bewege sich das Thema immer noch in einem Feld regulatorischer Unsicherheit. Viele Detailfragen, etwa zu Hochrisiko-Systemen, sind nicht abschließend geklärt. ■
Christoph Neuschäffer
