Bisher können Notarinnen und Notare sowie andere Beurkundungsstellen ihre Niederschriften ganz überwiegend nur in Papierform erstellen. Kernstück des Gesetzesentwurfs ist die Ermöglichung der Aufnahme elektronischer Niederschriften zur Beurkundung von Willenserklärungen. Auch für sonstige Beurkundungen werden die Möglichkeiten zur Errichtung elektronischer Dokumente anstelle von papierförmigen Urkunden ausgeweitet. Insbesondere wird eine zusätzliche Möglichkeit zur Errichtung von Erklärungen in öffentlich beglaubigter Form geschaffen.

Medienbrüche vermeiden

Da die Verwahrung notarieller Urkunden bereits elektronisch im Elektronischen Urkundenarchiv erfolgt und auch der Vollzug notarieller Urkunden in zunehmendem Maße digitalisiert ist, ist zurzeit noch in den meisten Beurkundungsverfahren ein Medientransfer erforderlich, der Personal- und Sachkapazitäten bindet. Dasselbe gilt für andere Beurkundungsstellen, wie etwa Nachlassgerichte. Mit der Einführung der elektronischen Aktenführung bei den Gerichten, die ab dem 1. Januar 2026 verpflichtend ist, entstehen auch hier Medienbrüche, die die Bearbeitung erschweren. Zur Beseitigung solcher Medienbrüche ist die weitere Digitalisierung des Beurkundungsverfahrens „dringend geboten“, wie es in einer Mitteilung des Bundesjustizministeriums heißt.

Öffentliche Beglaubigungen

Die Niederschrift über eine Beurkundung soll künftig nach dem Willen des Gesetzgebers in Form eines elektronischen Dokuments möglich sein. Die Beteiligten können das Dokument entweder durch eigenhändige Unterschrift auf einem elektronischen Hilfsmittel, etwa einem Unterschriftenpad oder einem Tablet, die in der Niederschrift wiedergegeben wird, oder durch ihre qualifizierte elektronische Signatur signieren. Geschützt wird die elektronische Niederschrift durch die abschließende qualifizierte elektronische Signatur der Urkundsperson. Das gleiche Verfahren kann für die öffentliche Beglaubigung von Erklärungen genutzt werden. Diese erfüllen in Zukunft immer auch das Schriftformerfordernis. Die Möglichkeit der Papierform bleibt parallel weiter bestehen, für die Verfügung von Todes wegen bleibt sie verpflichtend.

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