Interne Ermittlung: schnell, fair, transparent

Unternehmensjurist

Interne Ermittlung: schnell, fair, transparent

Unternehmen sehen sich zunehmend in der Pflicht, Verfehlungen im eigenen Haus selbst aufzuklären, um sich vor Schäden und Skandalen, Haftung und Sanktionen zu schützen. Es gilt, effizient zu ermitteln, dabei den Datenschutz und den Betriebsfrieden zu wahren, Arbeits- und Strafrecht zu beachten und mit belastenden Ergebnissen richtig umzugehen.

Ob Kartellverstöße, Manipulationen oder Schmiergelder – interne Ermittlungen sind keine Routinekontrollen. Sie beginnen stets mit einem Hinweis oder dem Verdacht auf konkrete Pflicht- oder Rechtsverstöße. Lässt sich der Fall nicht so einfach aufklären, kommen meist externe Kanzleien zum Einsatz. Vor allem börsennotierten Unternehmen unterhalten in der Regel eigene Ermittlungsabteilungen. Doch auch die benötigen manchmal Unterstützung.

 

„Kick-off-Meeting“ essenziell

Externe Ermittler haben die nötige Unabhängigkeit, interne die Kenntnisse der Strukturen. Klare Zuständigkeiten, Ablaufplan und ein „Investigation Manual“ für die Ermittler sorgen für Rechtssicherheit und Schnelligkeit. Dennoch verlangt jeder Fall ein anderes Vorgehen. Ein „Kick-off-Meeting“ klärt wichtige Fragen: Welches Fachwissen brauchen wir im Team? Wie weit ziehen wir die Untersuchungen? Schalten wir sofort die Staatsanwaltschaft ein?

 

Unverzüglich Beweise sichern 

Im ersten Schritt geht es darum, Beweise zu sichern – Dokumente, Browser-Verlauf, Mail-Verkehr. Datenschutzrechtlich zulässig ist die Durchsicht, wenn der Arbeitgeber die private Nutzung des Accounts und der geschäftlichen Mail-Adresse ausgeschlossen hat und ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung die Einsicht regelt. Liegt ein Anfangsverdacht für eine Straftat vor, die eine Sichtung erforderlich macht, ist der Zugriff ebenfalls möglich.

 

Externe Fachleute hinzuziehen

Ist die Privatnutzung geduldet, wird es schwierig. Besser ist es dann, wenn Beschäftigte zustimmen. Allerdings müssen sie das freiwillig tun – nicht unter Druck – und können die Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Materialsichtung ist aufwändig. Sehr umfangreiche Daten lassen sich mit Filterprogrammen wie „Relativity“ sinnvoll durchsuchen – oft durch IT-Spezialisten oder Wirtschaftsprüfer, die wiederum auf Datenschutz verpflichtet werden.

 

Verdächtige besser freistellen

Es kann sinnvoll sein, Verdächtige freizustellen. So haben sie keine Möglichkeit, Beweise zu manipulieren oder Zeugen zu beeinflussen. Damit nimmt man sich jedoch die Chance, Verdächtige verdeckt zu beobachten. Abhörmaßnahmen sind grundsätzlich nicht zulässig, unbemerkte Videoaufnahmen wiederum nur bei Verdacht auf eine Straftat. Vom Einsatz einer Detektei ist eher abzuraten. Mit legalen Mitteln findet diese auch nicht mehr heraus.

 

Mitarbeiter als Zeugen anhören

Wesentlich ist die Vernehmung der Mitarbeiter, die unmittelbar auf ihren Aufgabenbereich bezogene Fragen wahrheitsgemäß und vollständig zu beantworten haben. Bisher ist von der Rechtsprechung indes nicht abschließend geklärt, ob eine allgemeine Aussagepflicht besteht und sie auch Kollegen belasten müssen. Empfohlen wird unter anderem, Befragte zu belehren, dass ihre Aussagen in späteren Prozessen verwendet werden können.

 

Betriebsrat im Einzelfall dabei

Ob der Betriebsrat über die Ermittlungsmaßnahmen informiert werden muss oder sogar mitbestimmen darf, kommt auf den Einzelfall an. Bestätigt sich ein Verdacht, sollten die Erkenntnisse dazu dienen, die Compliance-Maßnahmen zu verbessern. Am Ende zählen nur ein ungeschönter, vollständiger Abschlussbericht und eine rechtzeitige Selbstanzeige bei den Behörden als volle Kooperation und können Sanktionen maßgeblich mindern.

 

Mehr zum Thema und zu praktischen Erfahrungen von Syndizi mit internen Ermittlungen lesen Sie in der Ausgabe 1/20 des unternehmensjurist ab Seite 36.

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