In-house Counsel: Was liegt bei der Head of Legal von BabyOne auf dem Schreibtisch? Welche Themen beschäftigen Dich und Deine Abteilung?
Katja Jungfermann: Es ist die bunte Tüte vom Kiosk. Wir beschäftigen uns beispielsweise mit mietvertraglichen Themen unserer Fachmärkte. Das bedeutet auch, dass wir konkret in Verhandlungen gehen. Wir haben immer wieder mit gesellschaftsrechtlichen Themen zu tun. Verschiedene Abteilungen kommen auf uns zu, sei es der Customer Service oder auch das Marketing. Und natürlich sind wir die Ersten, die sich mit Regulierungsthemen beschäftigen. Von welchen Gesetzen und Verordnungen sind wir betroffen? Welche Maßnahmen müssen wir daraus ableiten?

Marketing ist ein interessantes Stichwort in diesem Zusammenhang. Welche Herausforderungen müsst Ihr diesbezüglich stemmen?
Zum einen betrifft es wiederkehrende Aufgaben. Ein Beispiel: BabyOne gibt einen Print-Prospekt mit unseren Produkten heraus und wir müssen prüfen, ob sich rechtlich relevante Änderungen ergeben haben oder welche Aspekte bei der Abbildung online ergeben. Zum anderen begleiten wir aber auch die vielen neuen Ideen, die aus dem Marketing kommen. Je kreativer das Marketing ist, desto intensiver sind Austausch und rechtliche Begleitung. Auch dafür ein Beispiel: Das Marketing hatte die Idee einer ‚Welcome-Box‘, die Schwangere in den Märkten abholen können. Bei solchen Gelegenheiten prüfen wir, inwiefern sich solche Ideen rechtssicher umsetzen lassen.

BabyOne bezeichnet sich selbst als ‚Omnichannel-Anbieter‘ im Franchisesystem. Es gibt 35 eigene Märkte und 66 Franchise-Märk­te in der DACH-Region, plus den Online-Shop. Inwiefern schlägt sich diese Systematik auf die Arbeit des Legal Department nieder?
Dass BabyOne ein Franchise-Unternehmen ist, hat enorme Auswirkungen. Obwohl Franchise-Nehmer und eigene Märkte rechtlich gesehen konkurrieren, arbeiten wir zusammen, sowohl stationär als auch online. Dennoch müssen wir aber mit den Informationen sensibel umgehen und achten darauf, über welche Themen wir in welchen Konstellationen sprechen. Omnichannel bedeutet, dass wir Kundinnen und Kunden auf allen Ebenen erreichen möchten. Die Ansprüche sind vielschichtig: Manche sehen sich im Netz Produkte an, möchten diese dann im Geschäft kaufen, andere lassen sich dort intensiv beraten, kaufen dann aber lieber online und lassen sich die Ware nach Hause schicken. Dann kann es beispielsweise sein, dass ein Franchise-Nehmer liefert. Das funktioniert nur mit den entsprechenden Verträgen und einem reibungslosen Austausch. Die Rechtsabteilung hat viel damit zu tun, aber auch die IT. In den vier Jahren, in denen ich hier bin, hat sich hinsichtlich der IT-Systeme sehr viel verändert, da ist mir zugutegekommen, dass ich einige Erfahrung in diesem Bereich habe. Wir mussten sehen, wie sich das alles realisieren lässt und wie wir da den rechtlichen Rahmen schaffen.

Inwiefern befähigt Ihr die Filialen und damit letztlich Nichtjuristen, rechtliche Angelegenheiten selbst zu erledigen?
Wir agieren sehr nah am Business. Das betrifft die Dienstleistungszentrale ebenso wie die Märkte selbst. Zunächst befähigen wir die Kollegen und Kolleginnen in der Zentrale, da profitieren wir von den kurzen Wegen. Im Übrigen wäre es natürlich schön, wenn wir alle Verträge selbst verhandeln könnten, das funktioniert mangels ausreichender Ressourcen nicht. Daher prüfen wir – und das tun wir pragmatisch und risikobasiert. Und es gibt einen fachlich Verantwortlichen, der das Geschäft kennt und weiß, was er benötigt. Dieser verhandelt das Juristische erst einmal mit, soweit das geht – und wir kommen bei Rückfragen oder komplexeren Angelegenheiten ins Spiel.

Wie groß ist die Akzeptanz für dieses Vorgehen?
Diese ist sehr hoch. Was dabei hilft: Das Unternehmen gibt es seit 35 Jahren, eine eigene Rechtsabteilung seit vier Jahren. Die handelnden Personen sind also von jeher sehr aktiv und selbstständig. Dass es nun ein Legal Department gibt, an das sich alle wenden können, wird sehr positiv aufgenommen. Unsere Tür steht immer offen und wenn ich in der Zentrale bin, dann ist hier immer wieder jemand in meinem Büro. Wir verstehen uns als Service-Dienstleister im Haus.

Inwiefern nutzt Ihr für Eure tägliche Arbeit Legal Tech und Künstliche Intelligenz?
Ich formuliere das mal so: Wir laufen los und lernen laufen. Wir haben mit einem Vertragsmanagement-System angefangen und nutzen das seit rund eineinhalb Jahren. Wir gehen nun die nächsten Schritte und stellen fest, dass wir für bestimmte Aufgaben, die jetzt die KI löst, viel weniger Zeit benötigen. Übrigens arbeiten wir zurzeit daran, die Nutzung von KI im gesamten Unternehmen zu etablieren. Wir sehen definitiv den Mehrwert und wollen den nutzen. Klar ist aber auch: Mehr als eine Unterstützung ist das nicht. Auch die Künstliche Intelligenz muss noch viel lernen und die menschliche Kontrolle ist schlicht unverzichtbar.

Welche Besonderheiten gibt es, wenn jemand wie Du in einem inhabergeführten Familienunternehmen arbeitet?
Ich habe Einblicke in sehr viele Bereiche, nicht nur innerhalb der Unternehmensstruktur, sondern auch in der Familie selbst – es ist ein ‚Family Business‘. Die Wege sind kurz, nicht nur die von der Rechtsabteilung zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Mein Büro liegt genau zwischen denen der geschäftsführenden Personen, wir sehen uns sehr oft und tauschen uns zwanglos aus. Aktuell hat BabyOne drei Geschäftsführer, die Familienmitglieder Anna Weber und Jan-Willem Weischer, neu hinzugekommen ist Christoph Semer als COO. Es ist essenziell, dass es auf menschlicher Ebene sehr gut klappt und das führt bei mir zu noch mehr Freude und Begeisterung, arbeiten zu gehen.

Wie wichtig ist es für Dich, für eine bekannte Marke zu arbeiten?
Die Bekanntheit ist mir gar nicht so wichtig. Was ich toll finde, ist das Produkt. Ich kann ein Produkt begleiten, das mir am Herzen liegt. Ich arbeite in einer Branche, in der auch die Juristin das Gefühl hat, Familien glücklich zu machen. Außerdem ist es spannend, Innovationen zu begleiten, zu beobachten, was es Neues am Markt gibt. 2022 haben wir ein Start-up gegründet und es ist schön, dass ein über 30 Jahre altes Unternehmen mit seiner Expertise immer wieder Frisches wagt und investiert. Teil all dessen zu sein, erfüllt mich sehr.