Automatisiertes Vertragsmanagement: Pragmatismus statt Perfektion

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Automatisiertes Vertragsmanagement: Pragmatismus statt Perfektion

Der Arbeitsalltag von Unternehmensjuristen ist zunehmend digital geprägt. Doch in vielen Firmen werden bis heute Dokumente in großer Zahl dezentral analog archiviert. Auch im Vertragswesen geht da schnell der Überblick verloren. Zugleich steigt das Schadensrisiko. Ein automatisiertes, pragmatisch angewandtes Management schafft nachhaltig Abhilfe.

Welche Vereinbarungen gelten in Bestandsverträgen, welche Formulierungen können in Neuabschlüsse übernommen werden? Welche Verträge laufen aus oder müssen überprüft werden? Antworten auf diese Fragen bedürfen einer aufwändigen Recherche. Das bindet Ressourcen, die anderswo fehlen. Kritischer ist die Intransparenz bei der Erstellung und Abstimmung von neuen Kontrakten; sie birgt große rechtliche und wirtschaftliche Risiken.

 

Vertragsmuster schaffen Sicherheit und erhöhen Effizienz

Meist ist unklar, zu welchen Verträgen Muster im Haus existieren und welche Bereiche den Entwurf prüfen oder freigeben müssen. Doch auch die Rechtsabteilung kann Verträge nicht immer bis ins Detail inhaltlich prüfen, sondern darauf, ob die rechtlichen Formalien eingehalten sind. Am effizientesten gelingt dies, wenn sie in der Lage ist, den Kollegen Standardentwürfe für typische Vertragsarten im Unternehmen verfügbar zu machen und deren Verwendung sicherzustellen.

 

Inhaltliche Verantwortung verbleibt beim Vertragsersteller

Aber auch, wenn die Prozessverantwortung für das Vertragsmanagement grundsätzlich bei den Syndizi liegen sollte, entbindet ein toolgestützter Ablauf den Vertragsersteller nicht von der inhaltlichen Verantwortung. Muss das durch die Rechtsabteilung geprüfte Vertragsmuster nicht abgeändert werden, reduziert sich der juristische Prüfungsaufwand allerdings auf ein Minimum oder entfällt ganz. Basis ist ein firmenweit automatisiertes Vertragsmanagement.

 

Konzeptphase kann mehrere Wochen bis Monate dauern

Vorab sind wichtige Fragen zu klären: Welche Erwartungen an die Rechtsabteilung gibt es seitens der Geschäftseinheiten? Was ist gelebte Praxis, welche Anforderungen haben die einzelnen Stellen an das Vertragsmanagement? Je nach Umfang und Gegenstand sollte dem Projekt dann eine ausreichende Konzeptphase vorangehen, die mehrere Wochen bis Monate dauern kann und im Idealfall alle am Prozess beteiligten Stakeholder einbindet.

 

Automatisierung macht Syndizi intern zu Dienstleistern

Kriterium dafür ist, welche Bereiche regelmäßige Nutzer respektive größte Nutznießer der Automatisierung sein können – neben der Rechtsabteilung also auch der Einkauf oder die Sales-Abteilung, selbstverständlich unbedingt die zentrale IT-Funktion. Häufig werden die Juristen im Haus als „Bottleneck“ wahrgenommen. Automatisierte Prozesse versetzen die Rechtsabteilungen in die Lage, sich intern zum Dienstleister zu wandeln.

 

Kernteam plus Brückenköpfe in die Geschäftseinheiten

Bei der Umsetzung eines Projekts empfehlen Praktiker Teams aus drei bis fünf Personen – mit Projektleiter, Jurist, IT-Fachmann sowie externem Trainer zur Begleitung. Ideal sind weitere drei bis vier Mitglieder, um Teilprojekte zu leiten und den Roll-out zu unterstützen. Im Alltag haben sich außerdem dezidierte Ansprechpartner in den Geschäftseinheiten als Mitglieder eines erweiterten Teams durchaus als hilfreich erwiesen.

 

Erst Grobeinteilung, dann Fokussierung aufs Wesentliche

Die Konzeptphase befasst sich primär mit der vorhandenen Vertragslandschaft. Sie lässt sich in zehn bis 20 Ober- sowie weitere Untergruppen unterteilen. Ein Workshop-Format kann zentrale Fragen in diesem Zusammenhang klären und die nötigen Schnittstellen zur bestehenden Prozesslandschaft definieren. Bei aller Gründlichkeit gilt für die Einführung eines automatisierten Vertragsmanagements: Pragmatismus geht vor Perfektion.

 

Mehr über Erfahrungen von Unternehmensjuristen im Umgang mit dem automatisierten Vertragsmanagement lesen Sie in der Ausgabe 5/20 des unternehmensjurist ab Seite 20.

Bildnachweise: © imago images / agefotostock

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