Alturlaub verfällt nicht automatisch

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Alturlaub verfällt nicht automatisch

Autor: Bijan Peymani

Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter „klar“ und „rechtzeitig“ auf einen drohenden Verfall von Urlaubsansprüchen hinweisen. Bisher hatte dies jedoch nur für das Vorjahr gegolten. Ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Köln betont nun, dass Arbeitgeber unter Umständen auch Alturlaub aus früheren Jahren nachträglich zu gewähren oder auszugleichen haben.

Wenn sie an ihre verbliebenen freien Tage denken, geht bei zahlreichen Mitarbeitern zum Jahreswechsel die Panik um: Wie kann ich noch verhindern, dass mein Anspruch verfällt? Denn das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) bestimmt in §7 Abs. 3 Satz 1, dass der gesamte Urlaub prinzipiell „im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden“ muss. Nur in Ausnahmefällen gilt eine Karenzzeit bis zum 31. März des Folgejahres.

Chef muss „klar“ und „rechtzeitig“ auf Urlaubsverfall hinweisen

Das bedeutet jedoch nicht, dass Alturlaub nach diesem Datum automatisch verfällt. Dies hatte der Europäische Gerichtshof (EuGH) schon im Herbst 2018in einem wegweisenden Urteil klargestellt. Mit seinem Urteil im Frühjahr 2019hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) diese Rechtsprechung übernommen. Demnach muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer konkret auffordern, seinen Resturlaub zu nehmen, und das „klar“ und „rechtzeitig“.

 

„Initiativlast“ des Arbeitgebers auch mit Blick auf frühere Jahre

Offen blieb bislang, ob sich diese so genannte „Initiativlast“ des Arbeitgebers nur auf das Vor- oder auch auf frühere Jahre bezieht. Eine abschließende Antwort liefert das aktuelle Urteil des Landesarbeitsgerichts (LAG) Köln(Az.: 4 Sa 242/18)Unternehmen, die ihre Beschäftigten nicht auf den drohenden Verlust von Urlaubsansprüchen hinweisen, müssen diesen auch für vorvergangene Jahre rückwirkend verbliebene freie Tage genehmigen oder auszahlen.

 

Interpretationsspielraum bezüglich klarer, rechtzeitiger Information

Gemäß des BAG-Urteils zählt es indes nicht zu den Obliegenheiten des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer von sich aus Urlaub zu gewähren, damit dessen Resturlaub nicht verfällt. Es bleibt jedoch Interpretationsspielraum, wie der Arbeitgeber seinen Informationspflichten in der Praxis genügt: Was gilt im konkreten Fall als „klarer“ Hinweis, und wie kann der Chef sicherstellen, dass er seine Mitarbeiter „rechtzeitig“ informiert hat? Er trägt die Beweislast.

 

Ausweis von Resturlaub in Lohnabrechnung reicht vermutlich nicht

Arbeitsrechtsexperten empfehlen, entsprechende Mitteilungen an die Arbeitnehmer in Textform zu übermitteln und diese in geeigneter Weise zu archivieren. „Wahrscheinlich“ nicht ausreichen werde die Gepflogenheit in vielen Firmen, restliche Urlaubstage in den monatlichen Lohnabrechnungen auszuweisen. Ob in der Konsequenz eine individuelle Ansprache der Betroffenen nötig ist oder ein allgemeiner Aushang reicht, bleibt offen.

 

Formaler Aufwand bei individuellen Hinweisschreiben überschaubar

Wer sichergehen will, sollte jeden Arbeitnehmer einzeln unter Mitteilung des jeweiligen Resturlaubsanspruches auffordern, den Urlaub zu nehmen. Mit Blick auf die stets gleichen Zeitpunkte für einen drohenden Verfall – bis Jahresende respektive bis zum 31. März des Folgejahres – dürfte der formale Aufwand zum Erstellen solcher Schreiben jedoch gering sein: Der Textblock mit dem „klaren“ Hinweis kann gleichlautend formuliert sein.

 

Je höher der Resturlaubsanspruch, desto früher auf Verfall hinweisen

Was aber meint „rechtzeitig“? Das geht auch aus dem BAG-Urteil nicht hervor. Daher gilt die Daumenregel: je höher der Resturlaubsanspruch, desto früher der Hinweis auf einen drohenden Verfall. Ob auch eine entsprechende Belehrung direkt zu Beginn eines neuen Urlaubsjahres – also zum frühesten denkbaren Zeitpunkt – “rechtzeitig” im Sinne der aktuellen Rechtsprechung sein kann, werden wohl später Gerichte zu klären haben.

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